Zmiany legislacyjne i inne dla polskich pracodawców

Ustawa o ochronie sygnalistów

25 września 2024 r. weszła w życie ustawa wdrażająca unijną Dyrektywę o ochronie sygnalistów. Podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób muszą ustanowić procedurę oraz wewnętrzny kanał zgłaszania, który oferuje osobom uprawnionym możliwość zgłaszania naruszeń prawa bez obawy o negatywne konsekwencje. Z kolei, 25 grudnia 2024 r. weszły w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych.

Co to oznacza dla pracodawców?

Ustawa wprowadza nowe obowiązki, takie jak np.:

• przyjęcie odpowiedniej procedury i wybór kanałów zgłoszeń, za pomocą których sygnaliści będą mogli informować o nieprawidłowościach,
• wyznaczenie osób/podmiotu do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, przeprowadzania postępowania wyjaśniającego i wdrażania ewentualnych działań naprawczych,  
• aktualizacje rozwiązań/dokumentacji z zakresu RODO.

Zmiana wysokości płacy minimalnej

W 2025 r. płaca minimalna wynosi 4 666 PLN brutto (366 PLN więcej niż w 2024 r.), a minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 PLN brutto (w 2024 r. wynosiła 28,10 PLN).

Co to oznacza dla pracodawców?

• pracodawcy powinni sprawdzić, czy wypłacają zatrudnionym wynagrodzenie w minimalnej wysokości;
• w związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia, należy pamiętać, że modyfikacji ulegną inne świadczenia wynikające z prawa pracy, m.in.: kwota wolna od potrąceń oraz wynagrodzenie za czas przestoju.

Obowiązki w zakresie raportowania zrównoważonego rozwoju

Polska wdrożyła tzw. Dyrektywę CSRD. Przepisy wymagają raportowania  na temat zrównoważonego rozwoju, tj. aspektu środowiskowego, społecznego (w tym praw człowieka) i ładu korporacyjnego. Pierwsze raporty za 2024 r. przygotują duże firmy notowane na rynkach regulowanych UE spełniające wszystkie wymagania i zatrudniające ponad 500 pracowników. Następnie,  od 2025 r., obowiązek ten obejmie inne duże podmioty (notowane lub nienotowane), które zatrudniają ponad 250 pracowników i/lub mają roczny obrót netto w wysokości co najmniej 40 milionów euro lub całkowite aktywa bilansowe co najmniej 20 milionów euro. Od 2026 r. raportować będą małe i średnie przedsiębiorstwa notowane na giełdzie oraz inne podmioty.
 

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy powinni zweryfikować, czy ich podmioty spełniają wymogi dotyczące raportowania ESG i raportować wymagane informacje zgodnie z wymogami.

Wigilia jako dzień wolny od pracy

Od 2025 r. 24 grudnia ma być dniem wolnym od pracy w Polsce.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy powinni pamiętać o nowym dniu wolnym planując harmonogramy pracy swoich pracowników.

AI Act – obowiązek budowania kompetencji w zakresie AI

Dostawcy i użytkownicy systemów AI muszą zapewnić odpowiedni poziom kompetencji w zakresie AI wśród swojego personelu i innych osób obsługujących te systemy, uwzględniając ich wiedzę techniczną, doświadczenie, wykształcenie oraz kontekst i grupy docelowe, w których systemy AI będą wykorzystywane. 

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy będą musieli organizować szkolenia z zakresu AI oraz rozważyć przygotowanie planu rozwoju kompetencji AI swojego personelu / innych osób obsługujących systemy AI. 

Urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i dzieci hospitalizowanych po urodzeniu

Przepisy wprowadzające uzupełniający urlop macierzyński umożliwią pracownikom-rodzicom skorzystanie z dodatkowego urlopu macierzyńskiego w przypadku urodzenia wcześniaka lub hospitalizacji dziecka po urodzeniu. Długość dodatkowego urlopu macierzyńskiego wyniesie odpowiednio do 8 tygodni lub do 15 tygodni. Rodzice będą mieli prawo do zasiłku w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy powinni zapoznać się z warunkami dot. tzw. uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, aby prawidłowo reagować na wnioski pracowników.

Prawo dotyczące cudzoziemców

Nowe przepisy zastępują dotychczasowe regulacje dotyczące zatrudnienia cudzoziemców. Przewidują m.in. usprawnienie procedur imigracyjnych  (np. poprzez rezygnację z tzw. testu rynku pracy), zmniejszenie obciążenia urzędów i wzrost kar dla pracodawców za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców (nawet do 50 000 zł) oraz elektronizację postępowań. 

Co to oznacza dla pracodawców?

• pracodawcy powinni zweryfikować status zatrudnienia swoich pracowników-cudzoziemców, aby uniknąć kar za ich ewentualnie nielegalne zatrudnienie; 
• zmianie ulegnie również sama procedura dotycząca ubiegania się o dokumenty związane z legalizacją pobytu.

Ochrona tymczasowa dla obywateli Ukrainy

Pobyt obywateli Ukrainy, którzy korzystają z tzw. ochrony tymczasowej w Polsce, jest legalny do 30 września 2025 r. Rada Unii Europejskiej podjęła jednak decyzję o przedłużeniu ochrony do 4 marca 2026 r., wobec czego w Polsce również możemy spodziewać się podobnego rozwiązania.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy powinni monitorować, czy ich pracownicy będący obywatelami Ukrainy przebywają w Polsce legalnie oraz złożyć wnioski o stosowne zezwolenia.

Ślepe pozwy

W Sejmie toczą się prace nad projektem wprowadzającym tzw. ślepe pozwy, które mają umożliwić złożenie pozwu przeciwko nieznanej osobie (bez podawania konkretnych danych osobowych), a następnie sąd w ciągu 7 dni będzie występował do dostawcy usług pośrednich oraz do przedsiębiorcy telekomunikacyjnego o przekazanie posiadanych danych.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy mogą uzyskać skuteczne narzędzie ochrony swoich dóbr osobistych i walki z hejtem w Internecie w przypadku, gdy np. byli pracownicy umieszczają anonimowo negatywne wpisy na ich temat w Internecie.

Parytety w spółkach giełdowych

Toczą się prace legislacyjne dotyczące implementacji unijnej Dyrektywy w sprawie poprawy równowagi płci wśród dyrektorów spółek giełdowych oraz powiązanych środków. Dla dużych spółek giełdowych w UE dyrektywa wyznacza cel 40% niedostatecznie reprezentowanej płci wśród dyrektorów niewykonawczych i 33% wśród wszystkich dyrektorów.

Co to oznacza dla pracodawców?

Duże spółki giełdowe będą m.in. zobowiązane do prowadzenia tzw. polityki równowagi płci, która zostanie określona w uchwale walnego zgromadzania oraz stosować procedury selekcji dyrektorów na podstawie przejrzystych i neutralnych płciowo kryteriów.

Ustawa o układach zbiorowych

W 2025 r. możemy spodziewać się nowelizacji ustawy o układach zbiorowych i porozumieniach zbiorowych pracy. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesu negocjacji między związkami zawodowymi a pracodawcami. Ustawa przewiduje m.in. uproszczenie procedury zawierania i rejestrowania układów zbiorowych, możliwość skorzystania z mediatora w przypadku sporu oraz określenie czasu trwania układu zbiorowego. Projekt ustawy czeka na przekazanie do Sejmu.

Co to oznacza dla pracodawców?

Istotna informacja dla pracodawców, w których działają związki zawodowe oraz obowiązuje układ zbiorowy pracy. Należy zweryfikować dotychczasowe praktyki prowadzenia negocjacji ze związkami zawodowymi.

Umowy cywilnoprawne wliczane do stażu pracy

Ministerstwo Pracy pracuje nad projektem, zgodnie z którym okresy działalności pozarolniczej, wykonywanie przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług oraz wykonywanie umowy agencyjnej będą wliczane do stażu pracy.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy będą musieli ustalać staż pracy pracowników biorąc pod uwagę nie tylko ich zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również inne aktywności zawodowe, a ponadto występować o stosowne zaświadczenia do ZUS. Może mieć to szczególne znaczenie dla nabycia niektórych uprawnień pracowniczych np. przydzielania nagród jubileuszowych czy dodatku stażowego.

Pracownicy posiadający dwie umowy o pracę będą mogli korzystać z zasiłku chorobowego u jednego pracodawcy i otrzymywać pełne wynagrodzenie u drugiego

Planuje się wprowadzenie zmiany dotychczasowej zasady, według której każda praca zarobkowa wykonywana na rzecz jednego płatnika składek w czasie pobierania zasiłku chorobowego z tytułu zatrudnienia u innego płatnika składek, powoduje utratę prawa do zasiłku za cały okres zwolnienia lekarskiego. Odpowiednia informacja będzie musiała być wskazana w orzeczeniu lekarskim.

Co to oznacza dla pracodawców?

Kontrolując pracowników będących na zwolnieniu lekarskim, należy pamiętać, że będzie możliwe jednoczesne pobieranie zasiłku chorobowego z jednego tytułu, a wynagrodzenia za pracę z innego.

Wszystkie umowy zlecenia i umowy o dzieło będą objęte ubezpieczeniem społecznym

Obecnie, jeśli pracownik ma kilka umów zlecenia i opłaca składki na ubezpieczenie społeczne od kwoty co najmniej minimalnego wynagrodzenia na co najmniej jednej z nich, pozostałe umowy nie są objęte ubezpieczeniem. Projekt ustawy nie został jeszcze opracowany.

Co to oznacza dla pracodawców?

W przypadku, gdy przepisy wejdą w życie wzrosną koszty zatrudnienia osób na podstawie umów cywilnoprawnych.

Nowelizacja ustawy o płacy minimalnej

Rząd pracuje nad nową ustawą o płacy minimalnej, która wdraża Dyrektywę o płacy minimalnej do polskiego systemu prawnego. Nowe przepisy przewidują określenie wysokości płacy minimalnej i ustanowienie płacy minimalnej jako wynagrodzenia zasadniczego (tj. bez dodatków takich jak np. premię). Projekt jest na etapie konsultacji.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy będą musieli zrewidować swoją praktykę wypłaty wynagrodzeń i sprawdzić, czy wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie jest niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Wyższe kary

Maksymalna grzywna za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy wzrośnie z 30 000 PLN do 45 000 PLN. Projekt jest na etapie konsultacji.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy muszą się liczyć z tym, że w przypadku działań sprzecznych z prawem pracy z sankcjami w nowej wysokości.

Prawo konkurencji na rynku pracy 

Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na istotne kwestie związane z prawem konkurencji na rynku pracy, które są przedmiotem szczególnej uwagi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). Często przedsiębiorcy nie  są świadomi, że prawo konkurencji ma zastosowanie również do działań związanych z zatrudnianiem pracowników. Temat jest szczególnie istotny  w obliczu świadomości pracowników w zakresie prawa do ochrony z tytułu bycia sygnalistą. 

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zagadnienia:

Antykonkurencyjne ustalanie płac: Przedsiębiorcy nie mogą wspólnie ustalać wysokości wynagrodzeń dla pracowników, ponieważ takie działania mogą prowadzić do zahamowania wzrostu płac i naruszenia prawa konkurencji.

Niekonkurowanie o pracowników: Porozumienia między przedsiębiorcami dotyczące niepodbierania sobie pracowników są zabronione. Takie ustalenia mogą eliminować presję konkurencyjną i ograniczać możliwości zatrudnienia dla pracowników.

Inne warunki pracy: Wspólne ustalanie przez przedsiębiorców warunków pracy, takich jak benefity pracownicze czy liczba dni pracy zdalnej, może również naruszać prawo konkurencji.

Definicja mobbingu

Ministerstwo Pracy pracuje nad projektem nowelizującym definicję mobbingu. Zgodnie z nim za mobbing mają być uznane zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Uporczywość będzie polegała na tym, że są one powtarzalne, nawracające lub stałe. Pracownik, który doznał mobbingu będzie miał prawo dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż wysokość wynagrodzenia za okres 6 miesięcy lub odszkodowania. Projekt ustawy jest na etapie konsultacji społecznych.

Co to oznacza dla pracodawców?

• pracodawca będzie obowiązany aktywnie i stale przeciwdziałać mobbingowi przez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz właściwe reagowanie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem;
• jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, zasady, tryb oraz częstotliwość działań w obszarze przeciwdziałania mobbingowi będzie ustalał w obwieszczeniu. Treść obwieszczenia należy uzgodnić z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
• warto również przygotować strategię dot. przeciwdziałania mobbingu oraz m.in. wprowadzić odpowiednie procedurę antymobbingową w zakładzie pracy i zaplanować szkolenia edukujące pracowników;
• prawidłowa realizacja obowiązków związanych z mobbingiem może zwalniać w określonych przypadkach z odpowiedzialności za mobbing.

Reklasyfikacja umów B2B

Główny Inspektorat Pracy ogłosił, że inspektorzy pracy będą mieli uprawnienia do reklasyfikacji umów B2B poprzez wydanie decyzji. Projekt ustawy wdrażającej ten pomysł nie jest jeszcze dostępny.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy powinni dokonać przeglądu stosowanych przez nich umów i praktyk wobec osób zatrudnionych na podstawie B2B, tak aby zminimalizować ryzyko ustalenia stosunku pracy.

Maksymalne temperatury w miejscu pracy

Ministerstwo Pracy pracuje nad wprowadzeniem przepisów określających maksymalne temperatury w miejscu pracy. Zgodnie z projektem w pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę nie wyższą niż 35 °C, a w przypadku otwartej przestrzeni 32°C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają.

Co to oznacza dla pracodawców?

Zgodnie z projektem pracodawcy będą musieli zapewnić odpowiednie rozwiązania techniczne i organizacyjne, konsultując je i z pracownikami w ramach komisji bhp lub w przypadku jej braku – z przedstawicielami pracowników, po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń

Polski ustawodawca jest zobowiązany do transpozycji Dyrektywy o jawności wynagrodzeń do polskiego prawa do 7 czerwca 2026 r. Przepisy dotyczące niedyskryminacji są już obecne w polskim prawie pracy, jednak brakuje skutecznych narzędzi do zwalczania dyskryminacji w wynagrodzeniach. Obecnie toczą się pracę legislacyjne nad wprowadzeniem założeń Dyrektywy do polskich przepisów.

Co to oznacza dla pracodawców?

• pracodawcy będą musieli przygotować wiele dokumentów związanych z jawnością wynagrodzeń, m.in. zapewnić pracownikom łatwy dostęp do obiektywnych kryteriów wynagrodzeń, które są stosowane przy ustalaniu ich poziomu oraz przy podwyżkach;
• Dyrektywa wprowadza też liczne obowiązki informacyjne, np. udostępnianie informacji pracownikom o ich indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich wynagrodzeniach w podziale na płeć dla pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca oraz corocznie informować pracowników o ich prawach;
• rewolucję czeka też etap rekrutacji – będzie należało zapewnić osobom starającym się o zatrudnienie informacje o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale czy zadbać o to, aby ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny.

AI Act – obowiązki informacyjne i sankcje

Przed oddaniem do użytku lub wykorzystaniem systemu AI wysokiego ryzyka w miejscu pracy pracodawcy będą zobowiązani informować przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy, że będzie w stosunku do nich wykorzystywany system AI wysokiego ryzyka. Nieprzestrzeganie tego obowiązku będzie się wiązało z karą administracyjną w wysokości do 15 000 000 EUR lub – jeżeli sprawcą naruszenia jest przedsiębiorstwo – w wysokości do 3% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy będą musieli informować przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy, że będzie w stosunku do nich wykorzystywany jest system AI wysokiego ryzyka, a w przypadku niewykonania tego obowiązku – liczyć się z dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Dyrektywa o pracownikach platformowych

1 grudnia 2024 r. weszła w życie Dyrektywa o pracownikach platformowych. Polska ma dwa lata na transpozycję jej do polskiego systemu prawnego (do 2 grudnia 2026 r.). Dyrektywa ma na celu wyeliminowanie (nieprawidłowej) kategoryzacji pracowników platformowych jako samozatrudnionych poprzez domniemanie stosunku pracy między platformą a osobą pracującą za pośrednictwem tej platformy, jeśli "fakty wskazują na kontrolę i kierowanie osobą pracującą przez platformę". Nakłada również określone obowiązki na platformy w związku z wykorzystaniem zautomatyzowanych systemów monitorowania i podejmowania decyzji. Pierwsze dyskusje z rządem na temat kształtu polskich przepisów już się rozpoczęły.

Co to oznacza dla pracodawców?

• Dyrektywa nakłada na platformy szczególne obowiązki związane z korzystaniem ze zautomatyzowanych systemów monitorujących i decyzyjnych, m.in.: nadzór nad systemami i regularną ewaluację ich wpływu na osoby wykonujące pracę za pośrednictwem platform, czy wymóg przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych i zasięgnięcia opinii osób wykonujących pracę za pośrednictwem platform i ich przedstawicieli;
• pracodawcy będą musieli pamiętać również o zapewnieniu odpowiednich środków związanych z higieną i bezpieczeństwem pracy oraz ochronie osób wykonujących pracę platformową przed niekorzystnym traktowaniem i zwolnieniem w związku z dochodzeniem ich praw wynikających z Dyrektywy.