Policy sulla Privacy e Riservatezza

Written on 31 Dec 2014

La presente policy sulla Privacy e Riservatezza (“Policy”) descrive le modalità con cui Osborne Clarke raccoglie, memorizza e utilizza le Informazioni personali e/o altre informazioni riservate (collettivamente, “Informazioni personali e riservate”), tra cui le informazioni sui clienti, sui contatti, sui fornitori e sui candidati.

Si può scaricare una copia di questa politica qui.

Nella presente Policy i seguenti termini:
“noi”, “a noi” e “nostro” (e altri termini simili) si riferiscono a:

  • Il Soggetto membro OC, indicato nella vostra Lettera di incarico; o
  •  Il Soggetto membro OC, indicato in un qualsiasi contratto con voi stipulato; o
  • se non avete ancora incaricato un Soggetto membro OC, Osborne Clarke (riferimento SRA: 58540) come proprietario di questo sito Web,

in ciascuno dei casi di cui sopra, il soggetto indicato sarà considerato titolare del trattamento dei dati, come prescritto della legge nazionale applicabile a tale soggetto (“Titolare del trattamento dei dati”).

“Soggetto membro OC” si riferisce a qualsiasi persona giuridica, compreso Osborne Clarke Verein, che sia un membro della rete Osborne Clarke internazionale (“Membro della Rete”) o che sia un soggetto membro di Osborne Clarke Verein, una Associazione di diritto svizzero (“Soggetto membro della Verein Osborne Clarke”).

“Soggetto membro della Rete” si riferisce a: Osborne Clarke Services (numero di società: 3049484), Osborne Clarke Trustees Limited (riferimento SRA: 199769), Open Trustees Limited (riferimento SRA: 80586), Oval Nominees Limited (numero di società: 1865795), Ovalsec Limited (numero di società: 1379423) e Osborne Clarke International Services Ltd (numero di società: 8096377); aventi tutti sede legale in 2 Temple Back East, Temple Quay, Bristol (Regno Unito), BS1 6EG.

“Membro della Verein Osborne Clarke” si riferisce (inter alia) ai soggetti elencati nei Termini e condizioni del sito Web. Ognuno dei Soggetti Membri della Verein Osborne Clarke è una persona giuridica indipendente costituita e regolata secondo le leggi nazionali del paese di appartenenza ovvero una paternship, che offre servizi legali e altri servizi ai clienti, in conformità con le leggi delle giurisdizioni in cui opera. Al fine di fugare ogni dubbio, Osborne Clarke Verein è una associazione di diritto svizzero (verein) che non fornisce servizi legali o altri servizi ai clienti.

“Lettera di incarico” si riferisce al documento che stabilisce i termini e le condizioni dell’incarico di un determinato Soggetto membro OC e che descrive i servizi che detto soggetto fornirà. Tali termini e condizioni di incarico stabiliscono la responsabilità per i servizi forniti. A meno che non sia espressamente previsto diversamente per iscritto, nessun Soggetto membro Osborne Clarke sarà tenuto responsabile delle azioni od omissioni di un altro Soggetto membro Osborne Clarke, né avrà il potere di vincolarlo.

“Informazioni personali” indica le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile.

“Persona fisica identificabile” indica una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare tramite riferimento a un numero di identificazione o uno o più fattori.

“Voi” e “vostro” (e altri termini simili) si riferiscono ai nostri clienti, contatti, fornitori, candidati a posizioni lavorative e visitatori del sito Web.

La presente Policy rappresenta un documento importante. Consigliamo di leggerla attentamente, di stamparla e di conservarne una copia. Quando ci fornirete un incarico, interagirete con noi o ci contatterete, presupporremo che accettiate che le vostre Informazioni personali e riservate indicate nella presente Policy vengano utilizzate secondo i termini e le condizioni qui descritti.

1. I vostri diritti in merito ai dati e come esercitarli

Avete diritto in qualsiasi momento di ottenere conferma dell’esistenza delle vostre Informazioni personali e riservate e ad essere informati sui contenuti e sull’origine, verificarne l’accuratezza o richiedere che i dati siano integrati, aggiornati o rettificati, secondo le disposizioni della relativa legge nazionale.

Avete anche il diritto di richiedere la cancellazione, l’anonimato o il blocco dei dati elaborati in violazione della legge, oltre che di opporvi in tutti i casi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati.

Avete anche diritto di opporvi senza alcuna spesa per motivi legittimi al trattamento delle vostre Informazioni personali e riservate e di opporvi al trattamento delle vostre Informazioni personali e riservate per scopi di marketing.

Per esercitare tali diritti e se avete domande su come raccogliamo, memorizziamo e usiamo le Informazioni personali e riservate:

Scriveteci: all’attenzione del responsabile della privacy presso il Soggetto membro OC presso la sede legale, come sopra indicato.

Inviateci un’e-mail a: privacy@osborneclarke.com

2. Quali Informazioni personali e riservate raccogliamo?

Dal contatto iniziale fino all’espletamento dei nostri servizi o in altri modi, potremmo raccogliere varie Informazioni personali e riservate su di voi. Potremmo raccogliere, memorizzare e usare le seguenti Informazioni personali e riservate:

Se siete un cliente (o potenziale cliente) di un Soggetto membro OC: potremmo raccogliere, memorizzare e usare i vostri recapiti personali e/o professionali, così come i recapiti di qualsiasi soggetto rappresentiate, al fine di contattarvi e comunicare con voi. Potremmo anche conservare informazioni riservate relative a qualsiasi questione oggetto dell’incarico conferitoci, nonché i vostri dati bancari e/o altri dati di pagamento, ai fini del pagamento dei nostri onorari. Inoltre, possiamo conservare i dati indicati nel successivo paragrafo “Se siete un contatto di un Soggetto membro OC”. Come spiegato alla sezione 4 di questa policy (Chi altro può avere accesso alle vostre Informazioni personali e riservate), condividiamo le informazioni sui clienti anche con altri Soggetti membri OC.

  • Se siete un fornitore (o potenziale fornitore) di un Soggetto membro OC: Potremmo raccogliere, memorizzare e usare i vostri recapiti personali e/o professionali, così come i contatti di qualsiasi soggetto che rappresentiate, al fine di contattarvi e comunicare con voi. Potremmo anche conservare informazioni riservate sui servizi che potreste fornirci, oltre che i dati relativi ai vostri conti bancari e/o altri dati di pagamento ai fini del pagamento dei vostri compensi. Inoltre, potremmo conservare i dati descritti nel successivo paragrafo “Se siete un contatto di uno Soggetto membro OC”.
  • Se siete un contatto di un Soggetto membro OC: potremmo raccogliere, memorizzare e usare i vostri recapiti, effettuare copie della corrispondenza, e-mail, postale o altra corrispondenza, intercorsa tra di noi; potremmo anche effettuare registrazioni di eventuali messaggi vocali che sceglierete di lasciare. Noi e gli altri Soggetti membri OC potremmo anche conservare informazioni sulle preferenze di contatto da voi specificate, per ricevere aggiornamenti legali.
  • Se siete un candidato: potremmo raccogliere, memorizzare e usare i vostri recapiti, copia della vostra domanda di lavoro, del C.V. e della lettera di accompagnamento, oltre che le referenze fornite od ottenute, per gestire la vostra domanda a fini di reclutamento e selezione.

Raccogliamo le vostre Informazioni personali e riservate attraverso vari mezzi, quali il nostro sito Web (compresa la funzionalità di domanda di lavoro online), la corrispondenza e-mail, il contatto diretto (per esempio, ad eventi promozionali e fiere legali). Se siete clienti di un Soggetto membro OC, potremmo raccogliere le vostre Informazioni personali e riservate attraverso materiali che potete fornirci al fine di consentirci di svolgere il servizio per voi. Se siete fornitori di un Soggetto membro OC, potremmo raccogliere le vostre Informazioni personali e riservate attraverso materiali che potete fornirci in relazione ai servizi che ci fornite.

Il conferimento delle vostre Informazioni personali e riservate è facoltativo, ad eccezione del caso in cui la legge imponga che le stesse siano fornite (ad esempio, per consentirci di rispettare le disposizioni contro il riciclaggio del denaro), in tal caso il conferimento di tali dati è obbligatorio ed il loro mancato conferimento potrebbe dar luogo all’impossibilità da parte nostra di fornirvi i servizi richiesti così come l’imposizione di sanzioni amministrative.

3. Come useremo le vostre Informazioni personali e riservate?

I modi in cui potremmo usare le vostre Informazioni personali e riservate dipendono necessariamente dai rapporti che avete con noi. Ad esempio, se siete un cliente, useremo le vostre Informazioni personali e riservate per fornirvi i nostri servizi.

Usiamo le Informazioni personali e riservate che raccogliamo per i seguenti scopi:

  • contatto e comunicazione: potremmo usare i vostri recapiti per inviarvi aggiornamenti su novità legali su eventi che organizziamo o a cui partecipiamo, e/o altre informazioni su di noi e sui servizi offerti da noi o da un altro Soggetto membro OC. Vi contatteremo solo secondo le preferenze di contatto che ci avete specificato. Potete specificare le vostre preferenze di contatto quando vi registrate online per ricevere da noi comunicazioni (ad esempio, attraverso il sito Web Osborne Clarke) o quando ci indicate successivamente le vostre preferenze di contatto usando i recapiti di cui sopra.
  • Per fornire servizi ai nostri clienti: potremmo anche usare le Informazioni personali e riservate per fornire servizi ai nostri clienti. Vi preghiamo di prendere nota che useremo e divulgheremo le Informazioni personali e riservate nel modo che riterremo ragionevolmente necessario per fornire i nostri servizi (come descritto in questa Policy e nella nostra Lettera di incarico).
  • Per ricevere servizi dai nostri fornitori: useremo le Informazioni personali e riservate dei nostri fornitori per ricevere da loro i servizi. Vi preghiamo di prendere nota che useremo e divulgheremo le Informazioni personali e riservate nel modo che riterremo ragionevolmente necessario per ricevere e prendere in esame la fornitura di tali servizi.
  • Per riscuotere i nostri onorari o spese: useremo le vostre Informazioni personali e riservate per concordare le disposizioni di pagamento con voi e per riscuotere i nostri onorari e le spese a noi spettanti.
  • Per effettuare pagamenti ai nostri fornitori: useremo le Informazioni personali e riservate dei nostri fornitori per concordare i pagamenti con i nostri fornitori e per effettuare loro i pagamenti.
  • Per scopi di reclutamento e selezione: se presentate domanda di lavoro presso un Soggetto membro OC, useremo le vostre Informazioni personali e riservate per gestire la vostra domanda ai fini di reclutamento e selezione. Se venite reclutati, le Informazioni personali e riservate che fornite saranno archiviate in un’apposita cartella.
  • Per il rispetto delle normative contro il riciclaggio del denaro: Se voi ci fornite l’incarico di essere vostri legali, possiamo usare le vostre Informazioni personali e riservate (ad es., la documentazione attestante la vostra identità) per ottemperare ai nostri obblighi di verifica dell’identità dei nostri clienti in conformità con la legge e le normative contro il riciclaggio del denaro e condivideremo tali informazioni con altri Soggetti membri OC coinvolti nell’incarico.

Il trattamento delle vostre Informazioni personali e riservate è effettuato solo da soggetti autorizzati o da persone allo scopo incaricate.

4. Chi altri può avere accesso alle vostre Informazioni personali e riservate?

Talvolta, potrebbe essere necessario condividere le vostre Informazioni personali e riservate con terzi. Laddove ci forniate le Informazioni personali e riservate in qualità di clienti, presupporremo, a meno che non ci indichiate diversamente per iscritto, di poter comunicare le vostre Informazioni personali e riservate nella maniera che riterremo ragionevolmente necessaria per fornire i nostri servizi (come descritto in questa Policy e nella Lettera di incarico), o come previsto dalla legge applicabile. Ciò potrebbe risultare necessario perché, ad esempio, potremmo avere bisogno di incaricare un consulente estero per vostro conto, di collaborare con altri professionisti in merito a questioni che stiamo gestendo o perché potremmo avere necessità di collaborare con la controparte su una questione per la quale ci avete incaricato.

Potremmo condividere le vostre Informazioni personali e riservate con terzi, in caso di:

  • Agenzie di rating del credito: se siete un cliente, potremmo aver bisogno di comunicare le vostre Informazioni personali e riservate (ad es. informazioni sulla vostra identità) ad agenzie di rating del credito per motivi di verifica.
  • Eventi: potremmo aver bisogno di comunicare le vostre Informazioni personali e riservate (ad esempio, nome, società, occupazione) a terzi in merito alla gestione di un evento, in tal caso i dati saranno usati dai terzi esclusivamente per tali specifiche finalità.

Partner, fornitori di servizi e altri terzi affiliati: per consentirci di fornirvi i nostri servizi, potremmo aver bisogno di condividere le vostre Informazioni personali e riservate con un altro Soggetto membro OC, con i nostri partner (compresi altri professionisti, quali commercialisti o revisori), i fornitori di servizi esterni e/o i legali esteri. I nostri incarichi a fornitori esterni di servizi al momento riguardano la fornitura di servizi di supporto, quali IT, verifiche AML/CDD, gestione di eventi, produzione di documenti, ricerca aziendale e legale, servizi di segreteria e gestione delle infrastrutture.

Soggetto membro OC: fatto salvo quanto previsto dalla normativa vigente nazionale, potremmo condividere le vostre Informazioni personali e riservate anche con altri Soggetti membri OC:

per fornirvi servizi e anche:

  • affinché possano contattarvi (anche via e-mail), se avete espressamente concordato di ricevere comunicazioni su sviluppi legali, servizi o eventi che potrebbero interessarvi;
  • tramite l’uso congiunto di strumenti IT centralizzati;
  • per gestire i rapporti con i nostri clienti internazionali;
  • per rispondere alle vostre richieste di accesso, rettifica, opposizione e cancellazione relativamente al trattamento dei vostri dati personali.

Comunicazioni previste dalla legge o dalle normative: vi invitiamo a prendere nota che, in alcune circostanze, potremmo essere obbligati a comunicare le Informazioni personali e riservate ove previsto dalla legge o dalle normative vigenti anche alle forze dell’ordine, oppure in relazione a procedimenti legali instaurati o instaurandi.

Pubblicità: in conformità con le norme di etica professionale e di legge e tenuto conto della prassi del mercato di ciascun paese, a meno che non ci comunichiate per iscritto il contrario, voi acconsentite alla comunicazione del nostro incarico come vostri consulenti legali al fine di promuovere la nostra attività. Potremmo anche fornire una descrizione generale del lavoro che abbiamo fatto per voi, o anche una descrizione più dettagliata, nel caso in cui tali informazioni siano già di dominio pubblico o nel caso in cui doveste acconsentire espressamente a ciò.

5. Controllo qualità e formazione

Ci impegniamo ad assicurare che i servizi legali che offriamo ai nostri clienti siano dello standard più alto possibile. In considerazione di ciò, può talvolta risultare necessario monitorare le nostre comunicazioni telefoniche e a mezzo e-mail con i terzi, al fine di verificare la qualità, effettuare la formazione interna o nei casi previsti legge.

Effettueremo il controllo delle comunicazioni esclusivamente nel rispetto della legge vigente e continueremo sempre a tutelare la riservatezza delle vostre comunicazioni in conformità con questa Policy.

6. Trasferimenti internazionali delle Informazioni personali e riservate (compresi i trasferimenti ai fornitori di servizi in outsourcing)

Come descritto in precedenza, di tanto in tanto potrebbe essere necessario, al fine di fornirvi i servizi richiesti, trasferire le vostre Informazioni personali e riservate ad altri Studi legali membri OC, i quali potrebbero avere uffici situati in territori al di fuori dell’Area Economica Europea (“AEE”), compresi gli USA. 

Vi preghiamo di prendere nota che i regimi giuridici di alcuni territori all’esterno dell’AEE potrebbero non offrire uno standard di protezione dei dati uguale a quello vigente all’interno dell’AEE; tuttavia, ci accerteremo che le vostre Informazioni personali e riservate siano trattate esclusivamente in conformità con questa Policy e, se siete un cliente, con la nostra Lettera di incarico.

Ove necessario, abbiamo stipulato con altri Soggetti membri OC che hanno uffici situati in territori all’esterno dell’AEE delle clausole standard sulla tutela dei dati utilizzando il modello approvato dalla Commissione Europea, al fine di offrirvi i servizi richiesti, così come con i nostri fornitori di servizi esterni e partner commerciali, in relazione ai servizi che possono fornire e che coinvolgono il trattamento dei dati in luoghi all’esterno dell’AEE, per i quali siamo Titolari del trattamento. Se desiderate discutere qualsiasi aspetto delle nostre disposizioni con i terzi fornitori di servizi esterni, contattate la persona responsabile del vostro incarico.

Se voi, o altri per vostro conto, ci fornite Informazioni personali e riservate relative ad un’altra persona, vi assumete l’intera responsabilità del rispetto delle leggi sulla tutela dei dati personali applicabili alla comunicazione di tali dati a noi, e per il loro utilizzo da parte nostra come indicato in questa Policy.

7. Con quali modalità tratteremo le vostre Informazioni personali e riservate

Le Informazioni personali e riservate potranno essere trattate con metodi automatici o manuali.

Adottiamo le misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee per tutelare le vostre Informazioni personali e riservate dall’uso non autorizzato o illegale e da perdita, danni o distruzione accidentali.

Adottiamo accordi di riservatezza rigorosi (compresi gli obblighi di tutela dei dati) con i terzi fornitori di servizi.

8. Aggiornamenti alla presente Policy

La presente Policy è stata aggiornata in data 1 gennaio 2015. Vi preghiamo di prendere nota che, per motivi legali, commerciali od operativi, potremmo aggiornare di volta in volta la presente Policy. Evidenzieremo le modifiche significative apportate alla presente Policy nel sito Web Osborne Clarke.

9. Link ad altri siti Web

Il sito Web Osborne Clarke può collegarsi ad altri siti Web di terzi non affiliati. Vi preghiamo di prendere nota che Osborne Clarke non è e non può essere in grado di controllare o essere responsabile dei contenuti o della privacy o delle prassi di riservatezza di siti Web di terzi. Risulta, quindi, fondamentale che prendiate sempre accuratamente in esame le policy sulla privacy e riservatezza dei siti Web di terzi che visitate, al fine di comprendere come gli operatori di tali siti possano raccogliere, memorizzare e usare le vostre informazioni personali e riservate.

Si può anche leggere questa politica in inglese e francese.