Unvollständige und fehlerhafte Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Mai 2019 sollen Arbeitgeber zur generellen Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet werden (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Az. C-55/18). Dieser Umsetzungsflicht ist der deutsche Gesetzgeber bislang noch nicht nachgekommen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat jedoch klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die tatsächliche tägliche und wöchentliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Diese Pflicht hat das BAG aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung hergeleitet (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21).

Arbeitgeber müssen folglich ein System implementieren und tatsächlich nutzen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten vollständig und verlässlich erfasst wird. Erforderlich ist die Erfassung der tatsächlichen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit – also der real geleisteten Arbeitsstunden, nicht nur der vertraglich geschuldeten.

Eine unvollständige oder gar manipulierte Arbeitszeiterfassung birgt zahlreiche rechtliche Risiken, in Betracht kommen u.a. Verstöße gegen:

• die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Vergütung nach § 611a Abs. 2 BGB
• die Pflicht zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge (§ 28 e Abs. 1 SGB IV)
• die Pflicht zur Gewährung des Mindestlohns (21 Abs. 1 Nr. 11 MiLoG)
• die Schutzpflicht des Arbeitgebers zur Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten (§ 22 ArbZG)
• die Pflicht, die tatsächliche tägliche und wöchentliche Arbeitszeit aufzuzeichnen (§ 3 II Nr. 1 ArbSchG)

Mindestlohn, Arbeitszeitrecht und Sozialversicherungsrecht

Der gesetzliche Mindestlohn (§ 1 MiLoG) ist ein Stundenlohnanspruch. Ergibt die Kombination aus gezahlter Vergütung und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit, dass die gezahlte Vergütung pro Stunde unter dem Mindestlohn liegt, liegt ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vor, welcher mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 500.000 EUR geahndet werden kann (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Verstöße gegen die Vorgaben des ArbZG sind gemäß § 22 ArbZG ebenfalls bußgeldbewehrt. Werden Arbeitszeiten nicht oder unvollständig erfasst, können Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG) und Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) nicht verlässlich kontrolliert oder eingehalten werden. Verstöße gegen die Vorgaben des ArbZG werden häufig im Rahmen von Ermittlungen nach Unfällen oder Beschwerden von Mitarbeitern sichtbar – oft mit unangenehmen Folgen für das Unternehmen und verantwortliche Personen.

Darüber hinaus drohen dem Arbeitgeber Nachforderungen der Sozialversicherungsträger für alle nicht gemeldeten Entgeltbestandteile. Wird infolge der falschen Arbeitszeiterfassung zu wenig Lohn gezahlt, werden auch die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu niedrig abgeführt. Im Sozialversicherungsrecht gilt das sogenannte Entstehungsprinzip: Die Pflicht zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen entsteht, sobald der Vergütungsanspruch rechtlich entsteht, unabhängig davon, ob das Entgelt tatsächlich vollständig ausgezahlt wird. Der Arbeitgeber haftet dabei grundsätzlich für die Nachentrichtung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil). Hinzu kommt ein Säumniszuschlag gemäß § 24 Abs. 1 SGB IV: danach ist für Beiträge, die nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages gezahlt wurden, für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag zu zahlen. Dieser beträgt 1 % des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrages.

Strafrechtliche Risken

Besonders gravierend können jedoch die strafrechtlichen Risiken sein: Wer als Arbeitgeber der jeweiligen Einzugsstelle Beiträge des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung vorenthält, dem droht gemäß § 266a Abs. 1 StGB eine Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren oder eine Geldstrafe. Auch hier gilt das sozialversicherungsrechtliche Entstehungsprinzip – entscheidend ist also nicht, ob das Arbeitsentgelt tatsächlich gezahlt wurde. Strafrechtlich relevant sind vielmehr auch die Beiträge, die auf den Unterschiedsbetrag zwischen zustehendem und tatsächlich gezahltem Lohn entfallen.

„Arbeitgeber“ im Sinne des § 266a StGB ist derjenige, dem der Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet ist und zu dem er in einem persönlichen Abhängigkeitsverhältnis steht. Juristische Personen (z.B. GmbH, AG) können sich in Deutschland nicht strafbar machen. Für die Strafbarkeit wird vielmehr an die für den Arbeitgeber handelnden natürlichen Personen angeknüpft –also insbesondere Geschäftsführer und Vorstand.

So können sich aus vermeintlich kleinen Abweichungen in der Arbeitszeiterfassung schnell hohe finanzielle Risiken und persönliche Strafbarkeitsrisiken für die handelnden Organe entwickeln können.

Praxishinweis und Handlungsempfehlungen

Nicht selten werden Verfahren rund um fehlerhafte Arbeitszeiterfassung durch eine einzelne Beschwerde, eine anonyme Anzeige oder einen Streitfall vor dem Arbeitsgericht ausgelöst. Arbeitgeber sind daher gut beraten, ihre Systeme und Prozesse zur Arbeitszeiterfassung kritisch zu überprüfen, Führungskräfte konsequent zu schulen und durch geeignete technische Maßnahmen sicherzustellen, dass erfasste Arbeitszeiten die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung genau abbilden. Sinnvoll sind klare schriftliche Regelungen zu Überstunden und Zeiterfassung, Schulungen für Führungskräfte sowie regelmäßige Stichprobenprüfungen der Daten. Wer Anhaltspunkte für zurückliegende Fehler erkennt, sollte frühzeitig rechtlichen Rat zu einer gründlichen Aufarbeitung und Risikobegrenzung (insbesondere im Sozialversicherungs- und Strafrecht) einholen.

Eine ordnungsgemäße Zeiterfassung ist damit nicht nur eine Frage der Organisation, sondern ein unentbehrlicher Teil der (strafrechtlichen) Compliance.