Zapewnienie zgodności z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zapobieganie ewentualnym naruszeniom należy obecnie do głównych wyzwań przedsiębiorców. Szczególnie istotne jest to w perspektywie nowych przepisów dotyczących sygnalistów.
Przepisy o ochronie sygnalistów
Finalny kształt polskich przepisów implementujących tzw. dyrektywę o ochronie sygnalistów nie jest jeszcze znany, jednak bazując na projekcie możliwe jest określenie głównych obowiązków przedsiębiorców:
- utworzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- podjęcie działań naprawczych, oraz
- ochrona osób dokonujących zgłoszeń.
Stosowanie nowych przepisów, w tym obowiązek utworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w pierwszej kolejności dotknie podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób oraz podmioty z tzw. sektora AML, a następnie podmioty zatrudniające powyżej 50 osób. Warto jednak już teraz podjąć działania zmierzające do wdrożenia procedur regulujących proces zgłaszania nieprawidłowości i rozpatrywania zgłoszeń.
Skutecznie działający system zgłoszeń
Wprowadzenie odpowiednich regulacji zapewniających dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych pozwoli zabezpieczyć biznes i umożliwi ciągły jego rozwój.
Dzięki skutecznie działającemu systemowi zgłoszeń wewnętrznych możliwe będzie:
- podjęcie szybkiej reakcji i działań naprawczych
- zapobiegnięcie ewentualnym szkodom
- uzyskanie informacji o ewentualnych naruszeniach przed kontrolą urzędów i organów
- umocnienie relacji w organizacji opartych na etyce i otwartej komunikacji.
Jak możemy Państwu pomóc?
Wpieramy firmy we wdrożeniu polityki informowania o nieprawidłowościach oraz spełnianiu przez przedsiębiorców wymogów wynikających z przepisów o ochronie sygnalistów.
- Zapewniamy kompleksowe doradztwo prawne i biznesowe na każdym etapie dostosowywania organizacji do obowiązków związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi:
Etap I
Poznanie organizacji i doradztwo w wyborze właściwego rozwiązania
- Punktem wyjścia do naszych działań będzie dokładniejsze poznanie Państwa organizacji, kultury organizacyjnej oraz przyjętych systemów zarządzania zgodnością.
- Etap ten obejmie w szczególności dokonanie ustaleń dotyczących sposobu zgłaszania nieprawidłowości (kanał zgłoszeniowy), formy zgłoszeń (kwestia anonimowości), zakresu przedmiotowego zgłoszeń oraz kręgu podmiotów uprawnionych do zgłoszeń.
- Na tym etapie ważne będzie także określenie zasad obsługi zgłoszeń.
Etap II
Regulacje wewnętrzne (opracowanie)
- W ramach tego etapu przygotujemy wzory niezbędnej dokumentacji wymaganej na gruncie przepisów o sygnalistach, spełniające standard minimum oraz wymogi RODO, w szczególności opracujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych dostosowaną do indywidualnych potrzeb organizacji.
Etap III
Wsparcie w komunikacji oraz przeprowadzenie szkolenia
W ramach tego etapu jesteśmy gotowi:
- wesprzeć Państwa w opracowaniu projektów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (skierowanej m.in. do pracowników, współpracowników) dotyczącej zasad i procedur dokonywania zgłoszeń,
- przeprowadzić szkolenie;
- wesprzeć Państwa w zakresie dostosowania istniejącej dokumentacji RODO.
Dodatkowo:Współpracujemy z wyspecjalizowanymi firmami zajmującymi się dostarczaniem rozwiązań informatycznych dla potrzeb zgłaszania i zarządzania nieprawidłowościami w organizacjach. Dzięki współpracy z naszymi partnerami technologicznymi będą mogli Państwo wdrożyć zaawansowany, bezpieczny i intuicyjny elektroniczny system zgłaszania nieprawidłowości i ich obsługi. |
Etap IV
Obsługa zgłoszeń
- Etap ten obejmuje doradztwo w zakresie występujących zgłoszeń nieprawidłowości w Państwa organizacji.
- W ramach tych działań będziemy pomagać Państwu w weryfikacji zgłoszeń, dokonywać ich analizy oraz wspierać organizację przy przeprowadzaniu jej oceny.
- Nasze doradztwo obejmie także prowadzenie postępowania wyjaśniającego, przygotowanie komunikacji dotyczącej zgłoszenia oraz rekomendacji co do dalszych działań.
- Zakres naszego wsparcia w tym zakresie będzie każdorazowo dostosowany do Państwa potrzeb.
Sprawdź, jak możesz pomóc Twojej firmie
Audyt procedur RODO
Finansowanie zielonej energii
HR compliance
Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych
Start-upy
Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML)
Akademia Empatycznego Lidera
Skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów
