Wzrastają koszty zagranicznej podróży służbowej
Opublikowano 12th grudzień 2022
Firma wypłaci wyższe diety i zwróci wyższe koszty noclegów w sytuacji wysłania pracownika w podróż służbową za granicę. Obowiązuje już bowiem część przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ("Rozporządzenie"). Omawiane zmiany obowiązują od dnia 29 listopada 2022 r.
Choć Rozporządzenie dotyczy w swej istocie pracowników sfery budżetowej, w praktyce odnosi się również do pracowników z sektora prywatnego. Prywatni przedsiębiorcy mogą ustalać warunki wypłaty diet lub zwrotu kosztów noclegu w drodze wewnętrznych uregulowaniach, tj. w umowach o pracę czy regulaminach wynagradzania. Jeśli jednak nie posiadają takich wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych, powinni stosować postanowienia Rozporządzenia. Zasadą jest także, że zwrot należności za dobę podróży służbowej nie może być wypłacony w wysokości niższej niż wysokość diety z tytułu krajowej podróży służbowej wynikająca z Rozporządzenia.
Czego dotyczą nowe stawki?
Zestawienie podwyżek stawek świadczeń z tytułu podróży służbowych zostało umieszczone w załączniku do Rozporządzenia. Nowe stawki dotyczą zaś następujących świadczeń:
- kwoty diety za dobę podróży zagranicznej (tj. należności przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia lub innych drobnych wydatków w ramach podróży służbowej);
- kwoty limitu na nocleg (limity wskazują granicę, co do której pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na nocleg podczas zagranicznej podróży służbowej, potwierdzonej odpowiednim dokumentem: rachunkiem lub fakturą).
Których krajów dotyczą nowe stawki?
Wzrosty stawek diet i limitów na nocleg dotyczą należności wypłacanych zarówno w zakresie wyjazdów do części państw Unii Europejskiej, jak również niektórych krajów spoza UE.
Dla przykładu: przy wyjazdach do Wielkiej Brytanii, nowa kwota diety wyniesie 45 GBP, a kwota limitu 220 GBP (poprzednio: 35 GBP i 200 GBP).
W sytuacji podroży służbowej do Niemiec, wzrasta kwota limitu na nocleg do kwoty 170 EURO (poprzednio 150 a kwota diety pozostaje na poprzednim poziomie, tj. 49 EURO).
Przepisy przejściowe
Nowelizacja przepisów zawiera przepisy przejściowe mówiące o tym, które przepisy należy stosować, w sytuacji, gdy zagraniczna podróż służbowa przypadła przed dniem 29 listopada 2022 r. lub w dniu wejścia w życie Rozporządzenia, albo w sytuacji podróży trwającej w trakcie zmiany przepisów. Zgodnie z zapisami Rozporządzenia, należności z tytułu podróży służbowej ustala się:
- za czas podróży przypadający przed 29 listopada 2022 r. - na podstawie przepisów poprzednich
- za czas podróży przypadający od 29 listopada 2022 r. - na podstawie nowych przepisów (według nowych, zwiększonych stawek).
Odnosząc się do wprowadzonych zmian, zauważyć należy, że kwoty limitu na nocleg oraz kwoty diety przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju obowiązywały niezmiennie od dnia 1 marca 2013 r. Zmiany w tym zakresie należy więc odczytywać jako pozytywne działanie, uwzgledniające wystąpienia i postulaty pracowników oraz organizacji związkowych.
Pracodawcy z sektora prywatnego powinni zweryfikować swoje wewnętrzne polityki dotyczące podróży służbowych, tak by wewnętrzne zasady nie stały w sprzeczności w Rozporządzeniem. A ci pracodawcy, którzy nie mają takich odrębnych regulacji, powinni już teraz uwzględniać nowe stawki w rozliczeniach zagranicznych podróży służbowych.
