Przyszłość rynku pracy

Wzrastają koszty zagranicznej podróży służbowej

Published on 12th Dec 2022

Firma wypłaci wyższe diety i zwróci wyższe koszty noclegów w sytuacji wysłania pracownika w podróż służbową za granicę. Obowiązuje już bowiem część przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ("Rozporządzenie"). Omawiane zmiany obowiązują od dnia 29 listopada 2022 r. 

Choć Rozporządzenie dotyczy w swej istocie pracowników sfery budżetowej, w praktyce odnosi się również do pracowników z sektora prywatnego. Prywatni przedsiębiorcy mogą ustalać warunki wypłaty diet lub zwrotu kosztów noclegu w drodze wewnętrznych uregulowaniach, tj. w umowach o pracę czy regulaminach wynagradzania. Jeśli jednak nie posiadają takich wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych, powinni stosować postanowienia Rozporządzenia. Zasadą jest także, że zwrot należności za dobę podróży służbowej nie może być wypłacony w wysokości niższej niż wysokość diety z tytułu krajowej podróży służbowej wynikająca z Rozporządzenia. 

Czego dotyczą nowe stawki? 

Zestawienie podwyżek stawek świadczeń z tytułu podróży służbowych zostało umieszczone w załączniku do Rozporządzenia. Nowe stawki dotyczą zaś następujących świadczeń: 

  • kwoty diety za dobę podróży zagranicznej (tj. należności przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia lub innych drobnych wydatków w ramach podróży służbowej);
  • kwoty limitu na nocleg (limity wskazują granicę, co do której pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na nocleg podczas zagranicznej podróży służbowej, potwierdzonej odpowiednim dokumentem: rachunkiem lub fakturą).  
Których krajów dotyczą nowe stawki? 

Wzrosty stawek diet i limitów na nocleg dotyczą należności wypłacanych zarówno w zakresie wyjazdów do części państw Unii Europejskiej, jak również niektórych krajów spoza UE. 
Dla przykładu: przy wyjazdach do Wielkiej Brytanii, nowa kwota diety wyniesie 45 GBP, a kwota limitu 220 GBP (poprzednio: 35 GBP i 200 GBP).

W sytuacji podroży służbowej do Niemiec, wzrasta kwota limitu na nocleg do kwoty 170 EURO (poprzednio 150 a kwota diety pozostaje na poprzednim poziomie, tj. 49 EURO). 

Przepisy przejściowe 

Nowelizacja przepisów zawiera przepisy przejściowe mówiące o tym, które przepisy należy stosować, w sytuacji, gdy zagraniczna podróż służbowa przypadła przed dniem 29 listopada 2022 r. lub w dniu wejścia w życie Rozporządzenia, albo w sytuacji podróży trwającej w trakcie zmiany przepisów. Zgodnie z zapisami Rozporządzenia, należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

  • za czas podróży przypadający przed 29 listopada 2022 r. - na podstawie przepisów poprzednich
  • za czas podróży przypadający od 29 listopada 2022 r. - na podstawie nowych przepisów (według nowych, zwiększonych stawek).

Odnosząc się do wprowadzonych zmian, zauważyć należy, że kwoty limitu na nocleg oraz kwoty diety przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju obowiązywały niezmiennie od dnia 1 marca 2013 r. Zmiany w tym zakresie należy więc odczytywać jako pozytywne działanie, uwzgledniające wystąpienia i postulaty pracowników oraz organizacji związkowych. 

Pracodawcy z sektora prywatnego powinni zweryfikować swoje wewnętrzne polityki dotyczące podróży służbowych, tak by wewnętrzne zasady nie stały w sprzeczności w Rozporządzeniem. A ci pracodawcy, którzy nie mają takich odrębnych regulacji, powinni już teraz uwzględniać nowe stawki w rozliczeniach zagranicznych podróży służbowych.
 

Share
Interested in hearing more from Osborne Clarke?

* This article is current as of the date of its publication and does not necessarily reflect the present state of the law or relevant regulation.

Connect with one of our experts

Interested in hearing more from Osborne Clarke?