Kodeksowa praca zdalna coraz bliżej – o czym powinniśmy pamiętać?

Zgodnie z proponowanymi przepisami w miejsce telepracy wprowadzona zostanie instytucja "pracy zdalnej". Pracą zdalną określane będzie wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem takim będzie mogło być miejsce zamieszkania pracownika, a praca będzie mogła być w szczególności wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia na odległość.

Warunkiem wykonywania pracy zdalnej w rozumieniu kodeksowym będzie jej uzgodnienie z pracodawcą, czy to w momencie zawierania umowy o pracę, czy też później, w trakcie zatrudnienia (np. w formie aneksu do umowy o pracę). Oznacza to, że kwestia świadczenia pracy zdalnej będzie musiała wprost wynikać z porozumienia z pracownikiem. Wyjątkowo, pracę zdalną będzie mógł polecić pracodawca, m.in. w przypadku wystąpienia stanu epidemii lub stanu nadzwyczajnego. Istotne jest, że takie polecenie będzie możliwe tylko, gdy pracownik, przed wydaniem takiego polecenia, złoży oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do pracy zdalnej.

Zasady pracy zdalnej powinny być dodatkowo określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie skonsultowanym z przedstawicielami pracowników. Dopuszczalne będzie jednak by kwestia reguł wykonywania pracy zdalnej znalazła się w porozumieniu z pracownikiem lub poleceniu pracodawcy. 

Co jest ważne, nowe przepisy będą dokładniej precyzować obowiązki pracodawców związane z pracą zdalną. Poniżej zestawienie tych najbardziej istotnych:

• zapewnianie pracownikom materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do pracy, jeśli zaś pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, konieczne będzie ustalenie kwestii ekwiwalentu w tym zakresie;
• pokrycie kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej i niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
• pokrycie innych niż wyżej kosztów, jeśli zostały określone regulaminie, poleceniu lub porozumieniu o pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikom szkoleń i pomocy technicznej.

Projekt nowych przepisów przewiduje także, że możliwe będzie świadczenie pracy w trybie zdalnym bez konieczności zawierania porozumień, czy wydawania regulaminów. Taka praca zdalna będzie mogła mieć jednak charakter okazjonalny i jej wymiar nie będzie mógł przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. 

Projekt nowelizacji kodeksu pracy przewiduje, że nowe przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalną wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii w Polsce. Już teraz pracodawcy powinni jednak rozważyć konieczność dostosowania obecnych regulacji związanych z pracą zdalną w ich organizacji. 

Poza ewentualnymi zmianami w wewnętrznych regulacjach lub porozumieniach z pracownikami uwaga pracodawców powinna być także skupiona na ryzykach, jakie wiążą się z pracą w trybie zdalnym. Główne wyzwania związane z pracą zdalną to w szczególności:

• kwestie prawne i podatkowe w przypadku świadczenia pracy zdalnej poza Polską (m.in. kwestia legalizacji pracy zagranicą);
• ochrona danych pracodawcy;
• zapewnienie przestrzegania bhp w zakresie pracy zdalnej.

Więcej o ryzykach, jakie mogą powstać w przypadku pracy zdalnej, oraz o tym jak można im zaradzić dowiecie się Państwo z raportu Hybrid working: ‘The Risk Factor’.