Assistant(e) Services Généraux en CDI (H/F)
Détails du poste
Description
Osborne Clarke est un réseau international comptant plus de 1 600 avocats répartis au sein de 25 bureaux en Europe, en Asie et aux États-Unis.
Le bureau de Paris a été créé en 2013 et compte actuellement plus de 100 avocats dont 20 associés.
Le Cabinet couvre un large éventail de spécialités du droit des affaires : le droit des sociétés, le droit social, le droit immobilier, le droit fiscal, le droit du numérique, la propriété intellectuelle, le droit de la concurrence et de la distribution, le droit public, le contentieux, l’arbitrage, le droit des entreprises en difficulté et restructuring, le droit de la santé et le droit de l’environnement.
Sous la supervision du Responsable des Services Généraux du Cabinet, vous collaborerez quotidiennement avec l’ensemble des équipes juridiques et support, et certains prestataires du Cabinet. Vous serez garant de l’entretien, la sécurité, la maintenance de nos locaux et apporterez un excellent niveau de service à nos équipes internes et à nos clients.
Missions
En tant qu’Assistant(e) Services Généraux, vous serez amené(e) à assurer les principales missions suivantes :
Gestion opérationnelle des locaux, maintenance et sécurité
- Effectuer des tournées régulières des locaux pour vérifier la propreté, le bon fonctionnement des équipements (chauffage, climatisation, copieurs), les besoins en fournitures et la remise en état des salles de réunion.
- Assurer un suivi des prestataires techniques (copieurs, fontaines à eau, destruction d’archives, vélos, etc.) et coordonner les interventions de premier niveau en cas de dysfonctionnement.
- Mettre en œuvre les procédures pour l'accès, la surveillance et les flux de circulation interne, former les nouveaux arrivants, et participer à l’organisation des exercices d’évacuation.
- Tenue et mise à jour du tableau de suivi des badges.
Gestion des espaces de travail
- Assurer la gestion quotidienne des salles de réunion : propreté, remise en ordre, disponibilité des fournitures et bon fonctionnement des équipements multimédia.
- Installer les postes des nouveaux arrivants (hors informatique) et animer la présentation de l’équipe des services généraux lors de la journée d’accueil.
- Participer aux aménagements et déménagements internes : petite manutention, rangement de colis, organisation des changements de postes.
Aide logistique lors d’événements internes et clients
- Co-organiser les événements avec les réceptionnistes et les équipes internes afin de recueillir les besoins et d’anticiper l’organisation avec le Responsable SG.
- Préparer les salles et espaces pour les événements récurrents ou ponctuels : configuration des salles, installation des buffets, mise à disposition de fournitures.
- Gérer la commande et le retrait des prestations de restauration.
- Participer, en soirée si nécessaire, aux événements clients, en appui aux réceptionnistes et aux équipes internes.
Achats, fournitures, reprographie et gestion des stocks / archives
- Réaliser les inventaires réguliers des consommables alimentaires et des fournitures de bureau, et préparer les commandes associées.
- Assurer l’approvisionnement des différents étages et de la cafétéria en fournitures et consommables ainsi que le rangement des stocks et réserves.
- Suivre les consommables des copieurs (toners, agrafes, papier) plusieurs fois par semaine, en lien avec le prestataire.
- Gérer les fournitures : passage des commandes, réception, suivi des stocks, tableaux de suivi, propositions d’optimisation (coûts, mise en concurrence, appels d’offres), en appui au Responsable SG.
- Gérer les fournitures spécifiques : inventaire et commande de fournitures juridiques, fournitures spécifiques commandées auprès du Royaume‑Uni (stylo, bloc-notes, goodies).
Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer selon l’activité de l’équipe et du Cabinet.
Profil
- De formation Bac +2 ou équivalent, vous disposez d’au moins 3 ans d’expérience dans un poste d’Assistant(e) Services Généraux ou d’Office manager, idéalement dans un environnement exigeant.
- Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous aimez gérer plusieurs sujets en parallèle et trouver des solutions rapidement. Doté(e) d'un excellent sens du service, vous appréciez le travail en équipe tout en étant autonome dans la gestion de vos priorités.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office), et vous disposez d’un bon niveau d’anglais pour échanger par écrit et par oral avec nos interlocuteurs internationaux et nos clients.
- Les atouts d’Osborne Clarke Paris
- Une formation solide et dans un environnement collégial ;
- Des dossiers diversifiés et de grande qualité, pour des clients français et internationaux ;
- Un réseau international donnant accès à des dossiers internationaux mais aussi à des groupes de travail multi-pays ;
- Un environnement de travail agile et innovant, avec une souplesse d'organisation.
- Pourquoi nous rejoindre ?
- Cabinet d'affaires dynamique, avec une culture axée sur l'excellence et l'innovation dans le service client ;
- Réseau international en pleine croissance, doté d'un ADN international et d'une forte culture entrepreneuriale ;
- Offre de véritables perspectives d'évolution grâce à nos valeurs fondées sur la bienveillance, la diversité, et l'équité hommes/femmes ;
- Engagement envers le développement durable.
