Registro de jornada y horas extraordinarias: el Tribunal Supremo se pronuncia sobre la carga de la prueba

¿Cómo deben realizar las empresas el registro de la jornada?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), introducido por el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, impone a las empresas una obligación clara e inequívoca de registrar diariamente la jornada de cada trabajador, indicando la hora exacta de entrada y salida. 

A tal efecto, la norma exige que la empresa organice y documente este registro de conformidad con lo que establezca el convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores. Asimismo, los registros deberán conservarse durante cuatro años y estar en todo momento a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Sin embargo, el precepto no especifica los requisitos concretos que debe reunir el sistema de registro, aunque ello no dispensa a los órganos judiciales de exigir su cumplimiento. En este sentido, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en aplicación de la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada cumpla con tres requisitos de carácter acumulativo: ha de ser objetivo, fiable y accesible. Al ser acumulativos, la ausencia de cualquiera de ellos determinará la ilicitud del sistema adoptado. En consecuencia, no cualquier modalidad de registro es válida, de modo que si no reúne las condiciones mínimas debe considerarse equivalente a la inexistencia de registro.  

Consecuencias para las empresas: cómo funciona la carga de la prueba

La exigencia de registro de jornada cobra especial relevancia en atención a la situación de debilidad en que se encuentra el trabajador cuando la empresa carece de un sistema de registro conforme a los parámetros mencionados. Los medios alternativos de prueba, como la prueba testifical, no ofrecen la misma objetividad y fiabilidad, por lo que no se consideran suficientes para acreditar el cumplimiento de la jornada y garantizar los derechos del trabajador. A ello se añade que la prueba testifical por sí sola es especialmente frágil en el ámbito laboral, dado que los trabajadores pueden mostrarse reticentes a declarar por temor a las medidas que puedan adoptarse contra ellos.

El Tribunal Supremo ha precisado que, dado que el artículo 34.9 ET obliga al empresario a llevar el registro, es él — y no el trabajador — a quien corresponde la disponibilidad del medio de prueba que permite acreditar la jornada efectuada. A estos efectos, en el Tribunal considera imprescindible diferenciar entre dos supuestos: (i) trabajadores con un horario de trabajo regular prefijado y (ii) trabajadores sujetos a un patrón de trabajo total o parcialmente imprevisible a través de un sistema de llamamientos o análogo.

En el caso de existir un horario fijo y conocido, el empresario no está obligado a probar la totalidad de la jornada, sino únicamente el trabajo realizado fuera de dicho horario ordinario. No obstante, esta inversión de la carga probatoria no opera de forma automática: es el trabajador quien debe aportar, previamente, indicios suficientes del incumplimiento del horario fijo. Solo cuando existan indicios suficientes corresponderá al empresario probar el cumplimiento efectivo del horario.

Por el contrario, cuando el trabajador está sujeto a un horario no fijo, la obligación probatoria del empresario es más amplia: deberá acreditar toda la jornada realizada. Si el empresario no logra esa acreditación, se tendrá por cierta la jornada alegada por el trabajador, siempre que este la haya invocado en el momento procesal oportuno, explicitando las horas trabajadas con suficiente precisión, mediante cuadrantes o tablas del día y horas trabajados.

Conclusión

La sentencia parte de un principio fundamental: nadie puede beneficiarse de su propio incumplimiento, de modo que el incumplimiento empresarial de la obligación de registro no puede convertirse en un beneficio procesal para el infractor. Cuando el registro existe y cumple con los requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad, los datos resultantes del mismo cuentan con una presunción procesal de que son ciertos, correspondiendo a quien los cuestione la carga de desvirtuarlos.  

Así pues, las consecuencias de no llevar un registro de jornada adecuado variarán en función de la situación del trabajador. En el caso de los trabajadores con horario fijo, la exposición del empresario puede ser limitada, siempre que el trabajador no logre aportar indicios suficientes del incumplimiento del horario. No obstante, en el caso de trabajadores con horarios irregulares o imprevisibles, la ausencia de un registro adecuado sitúa a la empresa en una posición más vulnerable, ya que recae sobre ella en exclusiva la carga de desvirtuar las horas reclamadas, siempre que el trabajador las haya alegado en el momento procesal oportuno y con suficiente precisión. En cualquier caso, contar con un sistema de registro sólido y conforme a la legalidad sigue siendo la garantía más eficaz de que dispone el empresario.

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