Datenschutzkonforme Kommunikation bei Mitarbeiterfluktuation: Was Unternehmen beachten müssen

Die Arbeitswelt ist im steten Wandel und in vielen Unternehmen sind Restrukturierungen derzeit präsent. Dies bringt nicht zuletzt auch eine Fluktuation von Mitarbeitenden mit sich. Soll die übrige Belegschaft über die damit einhergehenden Veränderungen informiert werden, sind Aushänge am Schwarzen Brett, Mitteilungen im Intranet oder eine kurze E-Mail beliebte Mittel der Kommunikation. Doch ist das aus datenschutzrechtlicher Sicht überhaupt zulässig? In diesem Artikel stellen wir die datenschutz- und arbeitsrechtlichen Implikationen dar, die bei dieser Kommunikation zu beachten sind.

Datenschutzrechtliche Einordnung

Bei der Information, dass eine Person das Unternehmen verlässt bzw. neu anfängt, handelt es sich um die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO, die einer Rechtsgrundlage bedarf. Insofern kommt die Erfüllung der Arbeitsverträge bzw. Aufhebungsverträge mit dem betreffenden Mitarbeitenden und/oder den Adressaten in Betracht. Maßgeblich ist dabei die Beachtung von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG. Demnach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Durchführung des betreffenden Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Die Erforderlichkeit – Dreh- und Angelpunkt der Rechtmäßigkeit

Was für die jeweilige Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis erforderlich ist, hängt vom Einzelfall ab und kann daher nicht pauschal festgelegt werden. Die Datenschutzbehörden gehen jedoch davon aus, dass die Datenverarbeitung rechtmäßig ist, wenn sie der Aufrechterhaltung interner Prozesse und Abläufe dient. Für die Beurteilung dürfte es maßgeblich auf den Adressatenkreis des Aushangs bzw. der E-Mail und den Informationsgehalt ankommen. Handelt es sich beispielsweise um die Kündigung einer Person in einer Führungsrolle, die mit diversen Mitarbeitenden in einem organisatorischen Zusammenhang stand und verändern sich durch ihren Fortgang Zuständigkeiten oder interne Abläufe, ist es notwendig, die von der Umstellung betroffenen Mitarbeitenden über die Kündigung sowie die neue Zuständigkeit zu informieren. Soweit der Ab- oder Neuzugang den Arbeitsbereich eines Mitarbeitenden betrifft, hat er sogar nach § 81 Abs. 2 BetrVG ein Recht darauf, über die organisatorischen Änderungen informiert zu werden. Der Arbeitgeber muss jedoch auch dann die Interessen des gekündigten Mitarbeitenden wahren und schützen. Eine Information über den Kündigungsgrund dürfte also nur in absoluten Ausnahmefällen erforderlich sein.

Bevor die Information veröffentlicht wird, sollten Arbeitgeber daher das Folgende tun:

• Adressatenkreis prüfen: nur die unmittelbar betroffenen Personen dürfen informiert werden. Der Adressatenkreis sollte auf das absolute Mindestmaß begrenzt sein. Eine Rundmail an alle Mitarbeitenden des Unternehmens dürfte allenfalls in Ausnahmefällen rechtmäßig sein.
• Inhalt prüfen: in aller Regel wird ein Hinweis über das Ausscheiden an den eingeschränkten Adressatenkreis ausreichen. Weitergehende Informationen zum Austrittsgrund oder darüber, welche Partei die Kündigung ausgesprochen hat, dürften allenfalls in Ausnahmefällen rechtmäßig sein.
• Im Zweifel sollte von einem Aushang oder einer E-Mail abgesehen werden. Stattdessen empfiehlt es sich, die betroffenen Mitarbeitenden einzeln und gezielt über etwaige Änderungen in ihrem Arbeitsablauf zu informieren. Auch in diesem Zusammenhang ist eine Mitteilung des Kündigungsgrunds oder anderweitiger Details über den Fortgang einer Person nicht erforderlich und wäre daher rechtswidrig.

Die Folgen einer rechtswidrigen Datenverarbeitung

Überschreitet die Verarbeitung der personenbezogenen Daten die Erforderlichkeit, so ist diese rechtswidrig. Dies hat zur Folge, dass die betroffene Person im Falle des Vorliegens eines materiellen oder immateriellen Schadens einen Schadensersatzanspruch hat. Ferner besteht die Möglichkeit, dass die zuständige Datenschutzbehörde ein Bußgeld in einer Höhe von bis zu 4% des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres des Unternehmens verhängt. Außerdem ist zu prüfen, ob die rechtswidrige Datenverarbeitung zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Ist dies der Fall, so obliegt es dem datenverarbeitenden Unternehmen, die Datenschutzverletzung binnen 72 Stunden bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu melden. Im Falle eines hohen Risikos ist außerdem der betroffene Mitarbeitende zu informieren. Auch für den Fall, dass eine Melde- bzw. Benachrichtigungspflicht besteht und diese nicht erfüllt wird, droht ein Bußgeld von bis zu 2% des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres des Unternehmens.

Einvernehmliche Regelung zu Kommunikation

Insbesondere bei Arbeitnehmenden in gehobenen Positionen besteht in der Regel ein großes Interesse des Unternehmens, die verbleibenden Mitarbeitenden über das Ausscheiden zu informieren. Vor diesem Hintergrund kann es sich anbieten, Konflikten in Bezug auf die Mitteilung des Ausscheidens vorzubeugen. Insbesondere wenn eine einvernehmliche Regelung über das Ausscheiden des Mitarbeitenden getroffen wird oder im Nachgang zu einer Kündigung ein gerichtlicher Vergleich über die Konditionen der Beendigung zustande kommt, kann es daher sinnvoll sein, eine Regelung zur Kommunikation aufzunehmen. Insofern ist indes zu beachten, dass der Betroffene ausreichend über Inhalt und Zweck der Mitteilung sowie die jederzeitige Widerrufsmöglichkeit informiert wird und die Einwilligung freiwillig abgibt.

Werden diese Anforderungen beachtet, ist die anschließende Kommunikation rechtmäßig. Darüber hinaus können hierdurch Unstimmigkeiten im Nachhinein vermieden werden, indem gemeinsam mit dem Mitarbeitenden abgestimmt wird, mit welcher Formulierung an die Öffentlichkeit getreten werden soll und ob in der Mitteilung ausnahmsweise – ggf. zugunsten des Mitarbeitenden – auf die Umstände der Beendigung des Vertragsverhältnisses eingegangen werden soll. Insbesondere, wenn der Arbeitgeber das Ausscheiden gegenüber einem großen Adressatenkreis adressieren möchte, bietet es sich daher an, proaktiv auf den Mitarbeitenden zuzugehen und eine Vereinbarung hierüber zu treffen. Dabei kann auch ohne entsprechenden Aufhebungsvertrag eine Einwilligung des Mitarbeitenden eingeholt werden.

Empfehlung für die Praxis

Für Unternehmen empfiehlt es sich, eine Prüfung, ob und wie Personalwechsel kommuniziert werden, als festen Bestandteil der On- und Offboarding-Prozesse zu verankern. Hierfür eignet sich ein standardisierter Prüfablauf (z. B. per Checkliste), der für jeden Zu- und Abgang abklärt, welche Informationen für welchen Adressatenkreis in welcher Form erforderlich sind und rechtmäßig mitgeteilt werden dürfen. Stets zu beachten ist dabei, dass Inhalte auf das absolute Mindestmaß zu beschränken sind und die Gründe der Beendigung grundsätzlich nicht in die Mitteilung gehören.

Bestehen Zweifel an der Erforderlichkeit, ist von einer Mitteilung abzusehen, um Datenschutzrechtsverletzungen und Bußgelder zu vermeiden. Möchte man trotz fehlender Erforderlichkeit oder bei Zweifeln an der Erforderlichkeit dennoch an einer Mitteilung festhalten, so kann auf die Möglichkeit der Einholung einer Einwilligung des betroffenen Mitarbeitenden zurückgegriffen werden. Dafür sollte ebenfalls ein rechtssicheres Muster vorgehalten werden.

Mithilfe entsprechend standardisierter Abläufe und Dokumente lassen sich rechtliche Risiken reduzieren und zugleich eine konsistente Kommunikation unter Wahrung der Interessen der Mitarbeitenden sicherstellen.