Gesellschaftsrecht – Wie GmbH-Geschäftsführer die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft erhalten

Written on 25 Mar 2020

Angesichts des Anstiegs bestätigter Fälle von Coronavirus-Infektionen müssen sich Geschäftsführer einer GmbH mit den Fragen auseinandersetzen, wie sie Tagesgeschäft und die wesentlichen Betriebsabläufe – auch bei Ausfall von Schlüsselpersonal – aufrechterhalten und wie sie Strukturen zum Schutz von Arbeitnehmern und Betriebsabläufen schaffen, um in diesen Zeiten dynamischen Wandels schnell agieren und reagieren zu können.

Um die Handlungsfähigkeit im Außenverhältnis und im Innenverhältnis sicherzustellen, empfiehlt es sich, dass die Gesellschaft bestimmte Vorsichtsmaßnahmen trifft. Das deutsche Recht unterscheidet zwischen (i) der Vertretung einer GmbH gegenüber Dritten (im Außenverhältnis) und (ii) der Corporate Governance innerhalb einer GmbH (im Innenverhältnis). Im Folgenden werden Empfehlungen für die Wahrung der Handlungsfähigkeit im Außen- und im Innenverhältnis gegeben.

Vertretung im Außenverhältnis

Weitreichende Vertretungsmacht: Hat die Gesellschaft ausreichend Vertreter, die einspringen und die Gesellschaft in allen Angelegenheiten vertreten können, wenn Geschäftsführer oder andere vertretungsberechtigte Personen ausfallen?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob (i) weitere Geschäftsführer ernannt werden sollten (insbesondere wenn die Gesellschaft zurzeit nur einen Geschäftsführer hat) oder (ii) weiteren leitenden Angestellten Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt werden sollte.
Beachte: Bestimmte Maßnahmen wie die Einleitung eines Insolvenzverfahrens können nur von Geschäftsführern vorgenommen werden, so dass die Ernennung weiterer Geschäftsführer ratsam sein könnte.

Gesamt- oder Einzelvertretung: Hat die Gesellschaft ausreichend Vertreter, die einspringen und die Gesellschaft in allen Angelegenheiten vertreten können, wenn Geschäftsführer oder andere vertretungsberechtigte Personen ausfallen?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob Geschäftsführer gesamtvertretungsberechtigt sind und, wenn ja, stattdessen Einzelvertretungsbefugnis erhalten sollten, um für den Fall vorbereitet zu sein, dass einzelne Geschäftsführer krankheitsbedingt oder aufgrund von Quarantänemaßnahmen ausfallen.
Beachte: Nur die Gesellschafterversammlung kann den Geschäftsführern generell Einzelvertretungsberechtigung erteilen. Die Geschäftsführer selbst (d. h. ohne entsprechende Entscheidung der Gesellschafterversammlung) können sich gegenseitig ermächtigen, die Gesellschaft bei bestimmten Einzelgeschäften oder bei bestimmten Arten von Geschäften allein zu vertreten.

Spezifische Vertretungsmacht: Sind die im üblichen Tagesgeschäft anfallenden Betriebsabläufe an hierfür verantwortliche Personen verteilt worden und wurde diesen Personen eine für die reibungslose Aufgabenwahrnehmung etwa erforderliche Vertretungsmacht erteilt (z. B. in Form einer Prokura, Handlungsvollmacht oder Vollmacht)?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob weiteren Personen Vertretungsmacht für bestimmte Aufgabenbereiche erteilt werden sollte.

Elektronischer Vertragsabschluss: Sind die Voraussetzungen für fernmündliche oder elektronische Vertragsabschlüsse, Bestellungen und Rechnungsstellungen vorhanden, um etwa im Falle von Quarantänemaßnahmen oder einer Betriebsschließung die Liquidität und Funktionsfähigkeit der Gesellschaft sicherzustellen?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob die IT-Infrastruktur das mobile Arbeiten insbesondere von zu Hause aus ermöglicht.

Geschäftsführung im Innenverhältnis

Corona-Arbeitsgruppe: Gibt es eine Arbeitsgruppe, die speziell für die Coronakrise geschaffen wurde und Expertise, Kommunikation und Entscheidungen bündelt?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob es gesellschaftsrechtliche Regelungen gibt, die das Delegieren bestimmter Aufgaben an andere Organe oder Personen einschränken.
Beachte: Auch im Falle einer zulässigen Aufgabendelegation verbleibt eine generelle Überwachungspflicht und allgemeine Verantwortlichkeit für das Wohl und Wehe der Gesellschaft bei den Geschäftsführern.

Entscheidungsprozess fernmündlich / auf elektronischem Wege: Sind die rechtlichen und technischen Voraussetzungen vorhanden, um wesentliche Entscheidungen notfalls fernmündlich oder auf elektronischem Wege zu fassen?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, ob der Gesellschaftsvertrag eine Gesellschafterversammlung oder Geschäftsführersitzungen auch ohne die physische Anwesenheit der Beteiligten erlaubt, z. B. durch eine Telefonkonferenz oder im Umlaufverfahren, oder ob für physische Versammlungen bereits Vertreter bestellt worden sind, so dass wichtige Entscheidungen auch im Falle krankheitsbedingter Abwesenheit von Entscheidungsträgern oder im Falle von Quarantänemaßnahmen getroffen und umgesetzt werden können.
Beachte: Eine etwa erforderliche Anpassung des Gesellschaftsvertrags bedarf der notariellen Beurkundung.

Digitalisierung von Informationen: Sind die Informationen und Daten, die für einzelne wesentliche Entscheidungen oder für das Tagesgeschäft insgesamt wichtig sind, so organisiert und gespeichert, dass sie den zuständigen Personen bei Bedarf jederzeit zugänglich sind oder gemacht werden können?

  • Es empfiehlt sich zu prüfen, welche Informationen jederzeit zugänglich sein sollten, insbesondere Informationen zu Bankkonten, Bankschließfächern sowie wichtige Verträge wie Finanzierungsverträge und sonstige wichtige Akten (einschließlich der jeweiligen Passwörter).