La constitución integral online de sociedades de responsabilidad limitada

Written on 21 May 2020

De conformidad con la Directiva (UE) 2019/1151, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de Sociedades (la "Directiva"), la constitución online de sociedades de responsabilidad limitada sin necesidad de personarse físicamente ante Notario deberá ser una realidad en agosto de 2021.

La Directiva obliga a los Estados miembros a permitir la creación de sociedades, el registro de sucursales y la presentación de documentos e información societaria íntegramente online, a fin de facilitar la constitución de sociedades y el registro de sucursales y de reducir los costes, el tiempo y las cargas administrativas asociados a tales procesos, en particular, para las microempresas y las pymes. Todo ello, sin renunciar al control de legalidad y a la asesoría e intervención de los Notarios para garantizar la seguridad jurídica del proceso.

Procedimiento de creación online de sociedades en España

La Directiva sólo lo exige para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada, aunque los Estados miembros pueden extenderlo a otros tipos de sociedades de capital.

El presidente del Consejo General del Notariado español ha confirmado que los Notarios españoles están preparados para la creación online de sociedades de responsabilidad limitada con plenas garantías jurídicas, de conformidad con los parámetros establecidos por la Directiva.

El Consejo General del Notariado ya trabaja en el desarrollo del proceso y de los medios técnicos que permitirán el otorgamiento de la escritura pública de constitución de sociedades de responsabilidad limitada online. Éste comprendería la realización online de los siguientes hitos:

1.- Identificación de los socios fundadores (o de sus representantes) ante el Notario que hayan elegido libremente con sus DNI electrónicos. De manera muy excepcional, y solo cuando existan motivos para sospechar una falsificación de identidad o un incumplimiento de las normas sobre capacidad jurídica y sobre el poder de los solicitantes para representar a una sociedad, la Directiva prevé que pueda exigirse la presencia física del solicitante ante una autoridad competente a los efectos de comprobar su identidad.

2.- Conectados por videoconferencia, el Notario:

  • comprobará la veracidad de la identidad de los socios fundadores;
  • asesorará a los futuros socios y acordará con ellos el borrador de escritura de constitución de su futura empresa, adaptando su contenido a sus necesidades concretas;
  • comprobará digitalmente la realización de las aportaciones al capital social; y
  • volverá a examinar todos los detalles de la escritura de constitución.

3.- Firma electrónica de la escritura de constitución por los socios fundadores y el Notario.

4.- Recepción inmediata de copia de la escritura digitalmente certificada por parte de los socios fundadores y remisión telemática al Registro Mercantil por parte del Notario.

Antes del encuentro telemático, y previa petición de los socios fundadores, el Notario podrá solicitar la denominación social. Asimismo, durante dicho encuentro telemático, los socios fundadores también podrán pedir al Notario que solicite el NIF provisional y que realice en su nombre la liquidación de los impuestos correspondientes.

Por consiguiente, se pretende que sea un proceso intuitivo y sencillo, que garantizará la correcta aplicación de la normativa europea, la identificación y verificación de la capacidad jurídica de los empresarios, el asesoramiento jurídico imparcial y la prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y el fraude fiscal.

El registro online de sucursales 

La Directiva persigue facilitar la apertura de sucursales en un país diferente al de registro de la sociedad. El procedimiento es muy similar al de constitución de las sociedades: se exige que se pueda proceder al registro de la sucursal online, sin necesidad de personarse físicamente y presentando información y documentación digitalmente.

Presentación de documentación e información societaria online y publicidad del registro

La Directiva permite la presentación en el Registro Mercantil de cualquier documento que afecte a la sociedad (incluida cualquier modificación posterior) de forma telemática y sin presencia física, debiendo asegurarse los Estados miembros de que el origen y la integridad de los documentos presentados online pueda verificarse electrónicamente.

Asimismo, la Directiva reitera la necesaria existencia de un Registro Mercantil totalmente electrónico en el que se abra un expediente para cada una de las sociedades registradas en él, obligando a los Estados miembros a asegurarse de que:

  • se asigna a cada sociedad registrada un identificador único europeo que permita su identificación inequívoca en las comunicaciones entre los registros a través del sistema de interconexión de registros;
  • se da publicidad a todas las inscripciones poniéndolas a disposición del público en el registro;
  • todos los documentos e información presentados online para la constitución de una sociedad, el registro de una sucursal y modificaciones posteriores se conservan en los registros en un formato de búsqueda y de lectura mecánica o como datos estructurados; y
  • puede obtenerse una copia online de todos los actos societarios publicados.

Otros aspectos de interés regulados por la Directiva

El principio de «solo una vez»

La Directiva exige a los Estados miembros la aplicación en materia de Derecho de Sociedades del principio de «solo una vez». Ello implica que las sociedades no tengan que presentar la misma información a la administración más de una vez. Así, por ejemplo, cuando una sociedad se constituya en un Estado miembro y quiera registrar una sucursal en otro Estado miembro, debe poder utilizar los documentos o la información previamente presentados en un registro. Lo mismo aplicaría respecto a la presentación de futuros cambios de su información societaria (tales como la modificación de la denominación o del domicilio social): gracias al sistema de interconexión de registros, bastaría con presentarlos ante el registro en el que la sociedad esté registrada, sin necesidad de presentar la misma información ante el registro de la sucursal.

Modelos para la constitución online de sociedades

La Directiva obliga a los Estados miembros a facilitar modelos en los portales o sitios web de registro accesibles a través de la pasarela digital única, de manera que éstos puedan ser utilizados como parte del procedimiento de constitución online de sociedades. El contenido de los modelos se regirá por el Derecho nacional.

Con toda esta batería de medidas, que deberán estar transpuestas en nuestro ordenamiento jurídico en agosto de 2021, la Directiva pretende afrontar los nuevos desafíos económicos y sociales de la globalización y la digitalización, fomentando la competitividad y el crecimiento del mercado europeo.