Vereinfachungen für Gesellschafterversammlungen und -beschlüsse nach dem COVID-19 Gesetz

Written on 9 Apr 2020

Wie können trotz der Corona-Beschränkungen Gesellschafterbeschlüsse gefasst werden?

Für die Fassung einfacher Gesellschafterbeschlüsse - etwa für den bei vielen Gesellschaften derzeit anstehenden Beschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses - gelten nunmehr Erleichterungen. Dies betrifft allerdings nur solche Beschlüsse, für die eine einfache Beschlussfassung ausreicht, an dem für einzelne Beschlüsse geltenden Beurkundungserfordernis wird nicht gerüttelt.

Seit dem 27. März 2020 gilt: Das bisherige Erfordernis, dass für eine Beschlussfassung in Textform entweder alle Gesellschafter dem Beschluss zustimmen oder sich mit einer schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden erklären müssen, ist aufgehoben. Dies gilt auch ohne entsprechende Öffnungsklausel in der Satzung. Vielmehr können Beschlussfassungen nun auch ohne Einverständnis aller Gesellschafter und ohne entsprechende Satzungsregelung im Umlaufverfahren oder per E-Mail gefasst werden, sofern eine einfache oder sonst nach der Satzung vorgesehene Mehrheit dem Beschluss zustimmt. Abweichend von der bisherigen Regelung ist es sowohl möglich, eine schriftliche Stimmabgabe durchzuführen, obwohl diesem Vorgehen nicht alle Gesellschafter zustimmen, als auch einen Beschluss in Textform ohne Einstimmigkeit zu fassen. Neben der Feststellung des Jahresabschlusses, welche derzeit viele Gesellschaften beschäftigen dürfte, gilt dies auch für die damit zusammenhängende Gewinnverwendung und Entlastung der Geschäftsführer, aber auch für Änderungen in der Geschäftsführung, Zustimmung zu bestimmten Geschäftsführungsmaßnahmen und ähnliches.

Weitere Erfordernisse, etwa eine satzungsmäßig vorgesehene Einladungsfrist, Beschlussfähigkeit („Quorum“) oder Bestimmung zu Beschlussmehrheiten, bleiben bestehen. So ist den Gesellschaftern auch im schriftlichen Verfahren eine der Einladungsfrist entsprechende Frist zur Rückmeldung und Stimmabgabe zu gewähren. Zudem gelten auch im schriftlichen Verfahren die Mehrheitserfordernisse aus Gesetz und Satzung.

Gelten die Vereinfachungen für sämtliche Beschlüsse?

Das ist nicht der Fall, denn die dargestellte Vereinfachung gilt nicht für solche Gesellschafterbeschlüsse, die beurkundungspflichtig sind. Für diese (beurkundungspflichtigen) Beschlussfassungen müssen entweder eine Präsenzversammlung vor dem Notar abgehalten werden oder sämtliche Stimmabgaben separat notariell beurkundet werden. Hierzu ist insbesondere zu beachten, dass die Erleichterungen der Teilnahme an der Versammlung durch virtuelle Teilnahme, wie sie für Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien oder Europäische Gesellschaften (SE) vorgesehen ist, für die GmbH nicht gelten. Eine virtuelle Teilnahme an einer Präsenzversammlung zur Fassung eines beurkundungspflichtigen Gesellschafterbeschlusses ist daher leider nicht möglich.

Welche Möglichkeiten bestehen zur Minimierung der anwesenden Personen bei notarieller Beurkundung eines Beschlusses?

Um dennoch die Zahl anwesender Personen bei einer zwingenden Präsenzversammlung zu begrenzen, bietet es sich an, anderen Gesellschaftern, der Berufsverschwiegenheit unterliegenden Personen oder sonstigen Dritten, etwa Mitarbeitern des Notariats, eine Vollmacht (unter Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB) zur Teilnahme an der notariell zu protokollierenden Gesellschafterversammlung zu erteilen. Die Grenzen der Satzung hinsichtlich der zu bevollmächtigenden Personen sind hierbei zwingend zu beachten. Zudem können bestimmte Formerfordernisse für die jeweilige Vollmacht gelten oder, bei Sachverhalten mit Auslandsbezug, Existenz- und Vertretungsnachweise erforderlich sein. Bestenfalls ist es aber derart möglich, die Zahl der an der Beurkundung teilnehmenden Personen auf zwei zu reduzieren: auf den Notar und den von allen Gesellschaftern bevollmächtigten Vertreter. Eine Zuschaltung per Videokonferenz zu Informationszwecken ist freilich möglich.

Das Erfordernis einer notariellen Beurkundung betrifft insbesondere die Änderung des Gesellschaftsvertrags der GmbH. Je nach beurkundungspflichtigem Beschlussgegenstand können sich weitere formelle Erfordernisse ergeben, etwa bei einer Kapitalerhöhung die Beurkundung der nachfolgenden Übernahmeerklärung. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.

Wie lange gelten diese Regelungen? Was ist noch zu beachten?

Die Regelung zur Vereinfachung von Beschlussfassung gilt bis zum 31. Dezember 2021. Eine Änderung der Satzung der Gesellschaft ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich. Es kann aber für die Zukunft sinnvoll sein, eine entsprechende Öffnungsklausel in der Satzung vorzusehen, um Beschlussfassungen auch über die Dauer der gesetzlichen Vereinfachung hinaus deutlich zu vereinfachen.

Wir beraten Sie jederzeit gerne bei der Durchführung anstehender Gesellschafterversammlungen und Gesellschafterbeschlüsse unter Nutzung der vorstehenden Erleichterungen.