Osborne Clarke accorde de l’importance à la protection de la vie privée de ceux qui nous fournissent des données personnelles. Cette politique de confidentialité (la “Politique”) décrit comment et pourquoi nous recueillons, stockons et utilisons les données personnelles, et fournit des informations sur les droits des personnes.

Cette Politique s’applique aux données personnelles qui nous sont fournies par une personne ou par des tiers. Nous pouvons utiliser les données personnelles qui nous sont fournies pour les fins énoncées dans la présente Politique ou qui sont divulguées lors de la collecte.

Cette Politique est un document important. Nous vous recommandons de le lire attentivement, de l’imprimer et d’en conserver une copie pour référence future.

Dans cette Politique, nous utilisons les termes :

“nous” et “notre” (et d’autres termes similaires) désigne soit le Cabinet Membre OC cocontractant tel que mentionné dans votre Lettre d’Engagement ; soit le Cabinet Membre OC cocontractant tel que mentionné dans tout contrat que nous concluons avec vous ; soit, si vous n’avez pas encore recouru aux services d’un Cabinet Membre OC, Osborne Clarke LLP (référence SRA : 619990) en tant que propriétaire du site Web d’Osborne Clarke, osborneclarke.com. Dans chacun des cas ci-dessus, l’entité concernée sera le responsable du traitement des données conformément à la législation locale de l’entité (le “Responsable du Traitement”) ;

“Cabinet Membre OC” désigne toute entité, y compris Osborne Clarke Verein, qui est membre du réseau international Osborne Clarke (“Cabinet du Réseau”) ou qui est membre de Osborne Clarke Verein, un Verein (Association légale) suisse (“Cabinet Membre d’Osborne Clarke Verein”) ;

“Cabinet du Réseau” comprend Osborne Clarke Services (numéro d’entreprise : 3049484), Osborne Clarke Trustees Limited (référence SRA : 199769), Oval Nominees Limited (numéro de société : 1865795), Ovalsec Limited (numéro de société : 1379423), Open Trustees (numéro de société : 2679647) et Osborne Clarke International Services Ltd (numéro de société : 8096377) – le siège social de chacune des sociétés ci-dessus est situé au 2 Temple Back East, Temple Quay, Bristol, BS1 6EG, et Koh Vass & Co, un cabinet d’avocats de Hong Kong ;

“Cabinet Membre d’Osborne Clarke Verein” désigne un des cabinets énumérés sur le site Web d’Osborne Clarke. Chaque Cabinet Membre d’Osborne Clarke Verein est une entité juridique ou une société de personnes constituée et réglementée séparément qui fournit des services juridiques et autres services à la clientèle conformément aux lois des juridictions dans lesquelles il opère. Osborne Clarke Verein est une société suisse qui ne fournit pas elle-même des services juridiques ou d’autres services à la clientèle ;

“Lettre d’Engagement ” désigne un document écrit qui énonce les modalités de l’engagement d’un Cabinet Membre OC spécifique et qui décrit les services qui vous seront fournis par l’entité spécifique. Ces conditions de mission devraient être utilisées pour déterminer la responsabilité au titre des services fournis. Sauf accord écrit explicite donné par chaque Cabinet Membre OC impliqué, aucun Cabinet Membre OC n’est responsable des actes ou omissions d’un autre Cabinet Membre OC, ni n’a le pouvoir d’obliger ou de lier d’une autre manière tout autre Cabinet Membre OC ;

“Données Personnelles” est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable ;

“Personne Physique Identifiable” désigne une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs ; et

“vous” et “votre” (et autres termes similaires) désignent nos clients, les personnes associées à nos clients, les contacts, les fournisseurs, les candidats, le personnel et les visiteurs du site Web d’Osborne Clarke, www.osborneclarke.com.

Vos droits en matière de Données Personnelles et comment les exercer

Dans certaines circonstances, vous avez les droits suivants :

  • le droit de nous demander de vous fournir, à vous ou à un tiers, des copies des Données Personnelles que nous détenons à votre sujet à tout moment et d’être informés de leur contenu et de leur origine, de vérifier leur exactitude, ou bien de demander que ces informations soient complétées, mises à jour ou rectifiées conformément aux dispositions de la législation locale ;
  • le droit de demander l’effacement, l’anonymisation ou le blocage de vos informations personnelles traitées en violation de la loi ;
  • le droit de s’opposer pour des motifs légitimes au traitement de vos Données Personnelles. Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne puissions pas cesser d’utiliser vos Données Personnelles, si c’est le cas, nous vous ferons savoir pourquoi ; et
  • retrait du consentement – bien que nous ne traitions généralement pas les Données Personnelles sur la base du consentement, lorsque des Données Personnelles sont traitées sur la base du consentement, une personne peut retirer son consentement à tout moment (ceci peut s’appliquer au traitement de catégories spéciales de Données Personnelles lorsque vous nous avez demandé d’agir en votre nom et inclut les éléments suivants : origine raciale/ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques et appartenance syndicale). Si vous ne souhaitez plus recevoir de matériel marketing de notre part, veuillez utiliser l’option de désabonnement (qui figure dans tous les e-mails marketing que nous vous envoyons) ou contactez le Responsable de Traitement des Données comme indiqué ci-dessous.

Pour exercer ces droits (hormis les e-mails de marketing – cf. ci-dessus) et si vous avez des questions sur la manière dont nous collectons, conservons et utilisons les Données Personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable du Traitement des Données” ci-dessous.

Sur quelle base légale traitons-nous vos Données Personnelles ?

Nous ne traiterons les Données Personnelles que si nous avons une raison légale de le faire. La base légale pour le traitement des Données Personnelles par nous sera l’une des suivantes :

le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;
le traitement est nécessaire pour nous permettre de nous conformer à nos obligations légales (comme le respect de la législation anti-blanchiment d’argent) ;
le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts commerciaux légitimes (y compris la fourniture et la promotion de nos services) ; et
le traitement est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits.

Quelles Données Personnelles collectons et traitons-nous ?

Nous visons à être transparents sur la raison pour laquelle nous traitons les Données personnelles et la manière dont nous les traitons. Pour plus d’informations sur nos activités de traitement, veuillez consulter la section pertinente ci-dessous.

Contacts d’affaires

Collecte

Nous et les autres Cabinets Membres OC traitons les Données Personnelles sur les contacts à l’aide d’un outil de gestion de la relation client (“InterAction”). Les Données Personnelles sont recueillies et ajoutées à InterAction par le personnel du Cabinet Membre OC et comprennent : nom, adresse électronique, titre du poste, numéro de téléphone, domaine d’activité, rôle, juridiction, langue, ancienneté et autres informations de contact d’affaires. Les Données Personnelles peuvent également être recueillies parce que nous vous fournissons nos services ou lors d’un événement de networking. De plus, des Données Personnelles peuvent également être collectées via le site Internet d’Osborne Clarke, www.osborneclarke.com.

Utilisation

  • À des fins de contact et de communication : nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des mises à jour juridiques le cas échéant, des informations au sujet de tout événement que nous organisons ou auquel nous participons, et/ou d’autres informations à notre sujet et les services que nous ou un autre Cabinet Membre OC fournit qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Vous pouvez spécifier vos préférences de contact lorsque vous vous inscrivez en ligne pour recevoir des communications de notre part (par exemple, par l’intermédiaire du site Web d’Osborne Clarke, www.osborneclarke.com) ou en nous informant ultérieurement de vos préférences de contact en utilisant les options fournies sur tous nos e-mails marketing ou les coordonnées de contact comme indiqué dans la section “Coordonnées du Responsable du Traitement des Données” ci-dessous.
  • Mettre les coordonnées à la disposition du personnel du Cabinet Membre OC.
  • Effectuer des analyses – comme les tendances, les renseignements sur les ventes, l’efficacité (comme les taux de clics et les taux d’ouverture), la pénétration et le progrès des actions marketing.

Conservation

Les Données Personnelles sont conservées sur InterAction aussi longtemps que nécessaires pour la réalisation des finalités énoncées ci-dessus (soit la durée de la relation d’affaires). Si un contact professionnel demande à être “oublié”, ses coordonnées seront supprimées d’InterAction. Si un contact professionnel choisit de ne pas recevoir de matériel marketing, ses coordonnées seront conservées (car nos avocats peuvent toujours être en contact), mais le matériel marketing ne sera plus envoyé.

Les clients et les personnes associées aux clients

Collecte

Nous demandons à nos clients de ne fournir que les Données Personnelles nécessaires à l’exécution de nos services.

Si nous avons besoin de Données Personnelles sur des personnes associées à des clients afin de fournir des services juridiques, nous demandons à nos clients de fournir cette Politique aux personnes concernées.

Dans la plupart des cas, nous recueillerons des Données Personnelles auprès de nos clients ou de tiers agissant au nom de nos clients.

Utilisation

  • Fournir des services juridiques : nous utiliserons et divulguerons les Données Personnelles de la manière que nous croyons raisonnablement nécessaire pour fournir nos services, par exemple, nous pourrions avoir besoin de donner des instructions à un avocat à l’étranger en votre nom (y compris la correspondance avec vous), pour assurer la liaison avec d’autres fournisseurs de services professionnels relativement à des questions que nous traitons, ou parce que nous devons assurer la liaison avec la partie adverse sur un sujet pour lequel vous nous avez donné des instructions.
  • Administration : pour percevoir nos honoraires ou frais en connexion avec d’autres mesures d’application de la loi, nous utiliserons les Données Personnelles pour convenir des aménagements de paiement et pour percevoir les honoraires et frais qui nous sont dus en connexion avec des mesures d’application de la loi.
  • Gérer les relations avec les clients : fournir aux clients des informations sur nos services et des mises à jour juridiques que nous jugeons pertinentes pour eux ; organiser et accueillir des événements ; et déterminer où nous pouvons apporter des améliorations à la prestation des services.
  • Engagement du client : dans le cadre du processus d’entrée en relation, nous effectuons certaines recherches d’antécédents pour vérifier s’il y a ou non des problèmes potentiels qui pourraient nous empêcher de travailler avec une personne en particulier (pour identifier des condamnations pénales, des personnes politiquement exposées, des sanctions ou d’autres problèmes de réputation potentiels).
  • Conformité aux règles anti-blanchiment: nous pouvons traiter vos Données Personnelles (par exemple preuve d’identité) pour remplir nos obligations d’identification de nos clients par application des règles anti-blanchiment. Ces informations sont partagées avec tout Cabinet Membre OC tenu de respecter ces obligations.

Conservation

Notre période de conservation générale de la documentation créée dans le but de fournir des services juridiques est de 12 ans. Dans certains cas, il existe des exceptions légales et réglementaires qui peuvent exiger que la documentation soit conservée pour des périodes plus longues ou plus courtes. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable de Traitement des Données” ci-dessous.

Candidats

Veuillez consulter les renseignements fournis lors d’une candidature en ligne pour obtenir plus de détails sur la façon dont les Données Personnelles sont recueillies, traitées et combien de temps elles sont conservées.

Journalistes

Collecte

Les renseignements personnels, y compris le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées professionnelles, peuvent être recueillis auprès d’agences de relations publiques ou de bases de données auxquelles nous sommes abonnés.

Utilisation

  • Communiqués de presse et communiqués de presse conjoints de nos clients/organisations avec lesquels nous travaillons.
  • Invitations à rencontrer le personnel du Cabinet Membre OC.
  • Soirée presse.
  • Mettre en évidence tout porte-parole qui peut être intéressant sur un thème ou un sujet spécifique de l’industrie et pertinent pour le journaliste.
  • Les voyages d’affaires peuvent nécessiter l’utilisation des Données Personnelles pour nous aider à organiser nos déplacements.
  • Communications internes.

Conservation

Les Données Personnelles seront conservées aussi longtemps qu’il sera nécessaire pour la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus, ou si vous nous informez que vous ne souhaitez plus être contacté vos Données Personnelles seront retirées de nos listes de contacts.

Fournisseurs (y compris les entrepreneurs individuels)

Collecte

Les Données Personnelles, y compris le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées professionnelles, sont recueillies pour recevoir des services des fournisseurs, pour gérer la relation avec le fournisseur et pour fournir des services à nos clients.

Utilisation

  • Pour recevoir des services de nos fournisseurs : veuillez noter que nous utiliserons et divulguerons leurs Données Personnelles de la manière que nous croyons raisonnablement nécessaire pour recevoir et examiner la prestation de ces services de la part des fournisseurs.
  • Services aux clients : si un fournisseur nous aide à fournir des services à nos clients, nous traiterons les Données Personnelles pour gérer cette relation.
  • Administration : convenir des modalités de paiement avec nos fournisseurs et leur verser des paiements.

Conservation

Une période de conservation générale de 12 ans sera appliquée à moins qu’il n’y ait des exceptions légales et/ou réglementaires qui peuvent exiger que la documentation soit conservée pour des périodes plus courtes ou plus longues. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section “Coordonnées du Responsable de Traitement des Données” ci-dessous.

Personnel

Les Données Personnelles concernant le personnel seront conservées dans divers systèmes et applications internes. Un note d’information sur la protection des données qui énonce les finalités pour lesquelles les Données Personnelles seront traitées et qui contient des informations sur les droits des personnes concernées est fourni au personnel au commencement de l’emploi. Si vous avez besoin de plus amples renseignements, veuillez contacter le service des ressources humaines.

Visiteurs du site Web d’Osborne Clarke

Conservation

Les Données Personnelles seront recueillies si vous vous inscrivez pour assister à l’un de nos événements et/ou pour recevoir notre documentation marketing.

Utilisation

  • Contacts professionnels : si vous vous êtes inscrit pour assister à l’un de nos événements ou pour recevoir notre documentation marketing, veuillez vous reporter au paragraphe ci-dessus intitulé “Contacts d’affaires”.

Qui d’autre peut avoir accès à vos Données Personnelles ?

À l’occasion, il se peut que nous ayons besoin de partager vos Données Personnelles avec des tiers. Nous ne partagerons les Données Personnelles que lorsque la loi nous le permet.

Lorsque vous nous fournissez des Données Personnelles en tant que client, nous supposerons, à moins que vous nous donniez des instructions contraires par écrit, que nous pouvons divulguer vos Données Personnelles de manière raisonnablement nécessaire pour fournir nos services (y compris ceux décrits dans la présente Politique) ou comme l’exige la loi applicable. Cela peut être dû au fait que, par exemple, nous pouvons transmettre vos Données Personnelles à des tiers tels que :

  • les agences d’évaluation du crédit pour des raisons de contrôle du crédit ;
  • événements : nous pouvons être amenés à transmettre vos Données Personnelles (par exemple: nom, société, profession) à un tiers dans le cadre de la gestion d’un événement, auquel cas les données ne seront utilisés par le tiers qu’à cette fin spécifique ;
  • partenaires commerciaux, fournisseurs de services et autres tiers affiliés : pour nous permettre de vous fournir nos services, nous pouvons avoir besoin de partager vos Données Personnelles avec un autre Cabinet Membre OC, nos partenaires commerciaux (y compris d’autres conseillers professionnels comme des comptables ou des auditeurs), des fournisseurs de services externes et/ou des conseillers juridiques à l’étranger. Nos contrats avec des fournisseurs de services externes couvrent actuellement la prestation de services de soutien, y compris l’informatique, les diligences anti-blanchiment/connaissance client, la gestion d’événements, la production de documents, la recherche commerciale et juridique, les services de secrétariat, le marketing et le développement des affaires et la gestion des installations ;
  • Les Cabinets Membres OC : pour vous fournir des services et aussi pour qu’ils puissent vous contacter (y compris par e-mail) si vous avez expressément accepté de recevoir des communications marketing sur les développements juridiques, services ou événements susceptibles de vous intéresser ; par l’utilisation conjointe d’outils informatiques centralisés ; pour gérer nos relations internationales avec nos clients ; et pour répondre à vos demandes d’accès, de rectification, d’opposition et d’annulation en ce qui concerne le traitement de vos Données Personnelles.
  • divulgations requises par la loi ou la réglementation : dans certaines circonstances, veuillez noter que nous pouvons être tenus de divulguer des Données Personnelles en vertu de la loi ou de la réglementation applicable, y compris aux organismes de régulation de la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires proposées ou réelles.

Transferts internationaux des Données Personnelles (y compris à des fournisseurs de services externes)

De temps à autre, nous pouvons avoir besoin de transférer vos données personnelles à d’autres Cabinets Membres OC, qui peuvent avoir des bureaux situés dans des territoires en dehors de l’Espace économique européen (“EEE”), y compris aux États-Unis, afin de vous fournir les services requis.

Veuillez noter que les régimes juridiques de certains territoires en dehors de l’EEE n’offrent pas toujours le même niveau de protection des données que ceux de l’EEE, bien que nous veillerons à ce que vos Données Personnelles ne soient traitées qu’en conformité avec la présente Politique.

Si nécessaire, nous avons conclu des clauses types de protection des données approuvées par la Commission européenne avec d’autres Cabinets Membres OC qui ont des bureaux situés dans des territoires en dehors de l’EEE (si un transfert est effectué vers les États-Unis, un prestataire de services doit soit conclure des clauses de protection des données approuvées par la Commission européenne, soit être certifié par le Privacy Shield), pour vous fournir le service requis et avec nos prestataires de services externes et partenaires commerciaux en ce qui concerne les services qu’ils peuvent fournir qui impliquent des traitements de données en dehors de l’EEE pour lesquels nous sommes Responsables de Traitement des données.

Comment nous gérons vos Données Personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données Personnelles contre toute utilisation non autorisée ou illégale et contre toute perte, dommage ou destruction accidentelle.

Nous avons mis en place des accords de confidentialité stricts (comprenant des obligations de protection des données) avec nos fournisseurs de services tiers.

Liens vers d’autres sites Web

Le site Web d’Osborne Clarke, www.osborneclarke.com, peut contenir des liens vers d’autres sites Web de tiers non affiliés. Veuillez noter qu’Osborne Clarke n’est pas, et ne peut pas, contrôler ou être responsable du contenu ou des pratiques en matière de protection de la vie privée et de confidentialité des sites Web de tiers. Vous devez toujours examiner attentivement la politique de confidentialité et de protection des données de tout site Web de tiers que vous visitez afin de comprendre comment les exploitants de ce site Web peuvent recueillir, conserver et utiliser vos Données Personnelles.

Mises à jour de cette politique

Cette Politique a été mise à jour pour la dernière fois en mai 2018. Veuillez vérifier régulièrement cette page pour vous tenir au courant des mises à jour de cette Politique.

Coordonnées des Responsables de Traitement de Données

Chaque Cabinet Membre OC et chaque Cabinet du Réseau est un Responsable de Traitement des Données.

Cabinets du Réseau, du Royaume Uni et des États Unis

Osborne Clarke LLP
One London Wall
London
EC2Y 5EB
Email:  Privacy.UK@osborneclarke.com

Allemagne

Osborne Clarke Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung
Innere Kanalstr. 15
D-50823 Köln
Email:  DPO.Germany@osborneclarke.com

Espagne

Osborne Clarke Espana S.L.P
Av. Diagonal 477
planta 20
08036 Barcelona
Email:  DPO.Spain@osborneclarke.com

Italie

Osborne Clarke Studio Legale
Corso di Porta Vittoria 9
20122 Milan
Email:  Privacy.Italy@osborneclarke.com

Belgique

Osborne Clarke cvba
Marnixlaan 23 Avenue Marnix
1000 Brussels
Email:  Privacy.Belgium@osborneclarke.com

France

Osborne Clarke SELAS
163 boulevard Malesherbes
75017 Paris
Email:  Privacy.France@osborneclarke.com

Hong Kong

Osborne Clarke
Suite 3002
30/F Prosperity Tower 39 Queen’s Road Central
Hong Kong
Email:  Privacy.HK@osborneclarke.com

 

Koh Vass & Co
Suite 3002
30/F Prosperity Tower 39 Queen’s Road Central
Hong Kong
Email:  Privacy.HK@kohvassandco.com

Pays-Bas

Osborne Clarke N.V.
IJdok 29
1013 MM Amsterdam
Email:  Privacy.Netherlands@osborneclarke.com

Suède

Osborne Clarke Advokatfirma AB
Grev Turegatan 30
114 38 Stockholm
Email:  Privacy.Sweden@osborneclarke.com

Singapour

OC Queen Street (Singapore)
1 Raffles Place #04-61
One Raffles Place Tower 2
Singapore 048616
Email:  DPO.Singapore@osborneclarke.com

Chine

Zhang Yu & Partners
Suite 708
West Wing
Shanghai Centre
1376 Nanjing Road West
Shanghai
PRC 200040
Email: Privacy.China@oclegalchina.com

 

Réclamations

Bien que nous espérions que vous n’en aurez pas besoin, si vous avez des réclamations sur l’utilisation des Données Personnelles, veuillez envoyer un e-mail détaillant votre réclamation au Responsable de la Protection des Données (ou au “DPO” si la plainte concerne l’utilisation des Données Personnelles à Osborne Clarke en Allemagne, en Espagne ou à Singapour) à l’adresse e-mail ci-dessus.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. Veuillez consulter les détails ci-dessous.

RU Information Commissioner’s Office
Wycliffe House, Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AFwww.ico.org.uk
Tel: 0303 123 1113
Tel:  029 2067 8400 (calls in Welsh)
Email: casework@ico.org.uk
Allemagne  German Data Protection Regulators
Espagne

Spanish Data Protection Agency, either physically at:

Calle Jorge Juan, 6
28001
Madrid

or via https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/.

Italie Garante per la protezione dei data personali
Piazza di Monte Citorio n. 121
00186
Romawww.gpdp.it –  www.garanteprivacy.it
E-mail: urp@gpdp.it
Fax: (+39) 06.69677.3785
Centralino telefonico: (+39) 06.69677.1
Belgique Commission for the Protection of Privacy
Rue de la Presse 35
1000 BrusselsTel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be
France  Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
3 Place de Fontenoy
TSA 80715 – 75334
PARIS CEDEX 07Tél : 01 53 73 22 22(du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h)
Fax : 01 53 73 22 00
Online form for complaints: https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Hong Kong Privacy Commissioner for Personal Data, Hong Kong
12/F, Sunlight Tower
248 Queen’s Road East
Wanchai
Hong KongTelephone: 2827 2827
Fax: 2877 7026
Email: enquiry@pcpd.org.hk
Pays-Bas Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAGTel: (+31) – (0)70 – 888 85 00
Fax: (+31) – (0)70 – 888 85 01
Suède Datainspektionen
Box 8114
SE-104 20 StockholmSweden Office address:Drottninggatan 29, 5th floor
StockholmE-mail: datainspektionen@datainspektionen.seTel:  +46 8 657 61 00
Singapour Personal Data Protection Commission
460 Alexandra Road
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119963T +65 6377 3131
F +65 6273 7370
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